Fra store utgifter til store muligheter

I 2011 oppdaget Richard Parker og kollegaene hans i British Gas at mange av trykkejobbene ble utført utenfor det sentrale driftssystemet.
– Vi laget et nytt verktøy til jobbene, og i dag sparer vi i gjennomsnitt 50 prosent på hver utskrift.

Stralfors_CDBrittishGas_VNN_875x580.jpg

British Gas deler inn utsendelsene sine i to kategorier: transaksjonsprint og direktemarkedsføring. De trykte transaksjonsvolumene er store, men de synker etter hvert som stadig flere kunder velger elektronisk varsling.

– Vi sender nøyaktig like mye informasjon i dag som for noen år siden. Forskjellen er at vi i 2007 sendte 129 millioner brev i posten. Det tilsvarende tallet for 2013 var 80 millioner trykte utsendelser, resten var e-brev, forteller Richard Parker, som er Print Centre Manager i British Gas.

Samler alle småjobbene

Det var i 2011 at British Gas oppdaget at en ikke ubetydelig andel av printjobbene ble gjort utenfor det sentrale systemet. Det var noen mindre leverandører som hovedsakelig gjorde direktemarkedsføringsjobber for lokalkontorer rundt om i landet.

– Vi forsto raskt at det dreiet seg om så små volumer at det ikke ville lønne seg å lage regler for dem i SAP-systemet, sier Richard Parker.

Samtidig så han stor gevinst i å kunne samle alle disse jobbene på ett og samme sted.

British Gas skaffet seg derfor oversikt over alle de unike løsningene for kontorprint rundt om i virksomheten, og de innså at det ikke bare handlet om kroner og øre per utskrift.

– Bare forestill deg – hver måned legger mange av de ansatte fra seg det egentlige arbeidet sitt, for å putte 750 000 brev i konvolutter. Det er selvsagt ikke holdbart i lengden, sier Richard Parker.

Samtidig forstår han hvorfor de disse løsningene oppstår. Mindre enheter trenger fleksibilitet og mulighet for å endre utsendelsene raskt. Det kan de ikke gjøre i det SAP-systemet som leverer de fleste av British Gas-utsendelsene.

– De ansatte prøver å gjøre oppgavene enklere, men når man vurderer hele selskapets lønnsomhet under ett, kan resultatet bli dårligere.

Malbasert løsning

Richard Parker og kollegaene tok et skritt tilbake og lurte på om det ikke fantes en bedre måte å løse problemet på. De så først på en intern løsning. Det ble imidlertid vurdert å være for dyrt og ta for lang tid å utvikle. I stedet gikk de ut med en anbudskonkurranse.

– Vi etterspurte en malbasert løsning som skulle være lett å bruke til enkeltstående kommunikasjonsoppdrag. Det skulle være mulig å sende ut informasjon på papir, med e-post og som tekstmelding. Vi ville også ha mulighet til å arkivere hver enkelt melding og ha rask tilgang til den når kunden ringte med spørsmål.

Og så måtte det selvsagt være billig for British Gas å produsere og sende meldingene gjennom systemet. Et annet ønske var at printdelen skulle være digitalt firfargetrykk fra rull, en såkalt white paper solution. Det var for å unngå høye lagerkostnader.

Anbudet gikk ut til en rekke leverandører i Storbritannia, og jobben ble til slutt satt til Strålfors.

Enkel å bruke

British Gas har kalt løsningen, som er svært enkel å bruke, for Self Service Office Mail (SSOM).

– Det kan læres på ti minutter. Hvis du kan handle på Amazon, kan du bruke SSOM, sier Richard Parker.

Løsningen ble tatt i bruk i juni 2012 med et av selskapene i konsernet – British Gas New Energy – som pilot.

– De var først ut fordi de hadde et akutt behov. Alt fungerer som det skal, selv om det har tatt mer tid enn ventet å få med alle internt. Men takket være flere gode eksempler på at verktøyet faktisk sparer tid og ressurser, blir stadig flere interessert, sier Richard Parker.

Det tar omtrent fem sekunder å trykke et brev ved hjelp av SSOM.

– Det betyr at vi sparte sju arbeidsdager for én person bare under løsningens seks første uker. Glem ikke at hele kontorene pleide å jobbe med konvoluttering og print to dager i måneden.

Flere millioner dokumenter

Det første halvåret passerte bortimot 500 000 dokumenter gjennom systemet.

Richard Parker regner med cirka to millioner dokumenter i året når verktøyet er fullt integrert.

– Saken er at vi aldri riktig har visst hvor mange dokumenter det dreier seg om. Det har vært en skjult kostnad i systemene. Det kan like gjerne slutte på fire millioner utsendelser, sier han.

Tidligere var den eneste måten å spore disse utsendelsene på å se på hva slags portoutgifter de forskjellige enhetene hadde og hvor mye de betalte leverandørene.

Og det var nettopp den kostnaden som dro i gang dette prosjektet.

– Utsendelseskostnadene via SAP er naturligvis lave, men de lokale løsningene kostet opptil fire ganger så mye. Det er en enorm forskjell, sier Richard Parker.

– Nå betaler vi mindre enn halvparten for utskrifter via SSOM, og prisen kan sammenlignes med SAP-utsendelsene.

Til flere selskap

Nå som prosjektet har pågått en stund, har British Gas avdekket flere fordeler:

– I tillegg til å spare penger handler det om styring. De lokale utsendelsene som ble brukt før, kunne ikke spores av kundeavdelingen. Det er mulig nå. Dessuten er vi trygge på at kampanjer og varemerker blir kommunisert riktig og konsekvent mot alle kunder.

Richard Parker mener løsningen er så bra at den vil bli innført i hele Centrica-gruppen. Dessuten regner han med at den vil bli utviklet til også å omfatte kommunikasjon på sosiale medier.

– Vi ser allerede i dag behov for direkte toveiskommunikasjon, for eksempel nettprat, sier han.