Bruk fakturaen riktig – se på den som kundpleie

Den skal være enkel og tydelig. Og fremfor alt skal den stemme overens med avtalen med kunden. Advokat Peter Hellman vil hjelpe bedriftene med å betrakte fakturaen på en ny måte – som en del av kundepleien. 

Peter_PostNord_Stralfors_872x580.jpg

Peter Hellman, partner ved advokatkontoret Engström & Hellman.

Altfor ofte havner fokus på hva som skjer dersom kunden ikke betaler fakturaen. Legg heller vekt på hva som skjer hvis vedkommende betaler, så kan du bygge videre på forholdet. Det sier Peter Hellman, partner ved advokatkontoret Engström & Hellman.

Som advokat får han ofte i oppdrag å sjekke de juridiske sidene ved fakturaen. Helst vil han imidlertid komme inn på et tidligere stadium, og være med på å utforme helheten.

– Jeg råder alle klientene mine til å involvere oss tidlig, med alt fra generelle vilkår til store avtalekomplekser. Det er vanskelig å komme inn når forhandlingene er over. Det er bedre å ta kostnaden i begynnelsen i stedet for på slutten.

Ofte er det dyrt å gjenopprette kundeforholdet, og kostnaden ved å gjøre det riktig i utgangspunktet og få hjelp av advokat til gjennomgangen er lav i forhold til kostnaden ved å miste en eller flere kunder. Det er en billig forsikring mot dårlige kunderelasjoner, sier Peter Hellman.

Han er overrasket over at ikke flere bruker fakturaen til mersalg og markedsføring.

– Fakturaer trenger ikke være kjedelige, de kan inneholde tilbud. Hvis fakturaen din skal havne øverst i bunken, må den være den hyggeligste, sier Peter Hellman.

Grunnregelen er at teksten skal være så kort og enkel som mulig, samtidig som den må inneholde visse elementer. Skattelovgivningen krever blant annet at kjøper og selger blir navngitt, og hvis selgeren er mva-pliktig, må det være med mva-opplysninger. Bortsett fra det er det god anledning til å utforme fakturaen individuelt.

Hva er det viktig å ha med på et fakturadokument?

– Det kommer an på hva som er avtalt. Fakturaen er bare et papir, det viktigste er avtalen som ligger bak. Hva er partene enige om? Det skal gjenspeiles i fakturaen. Alle avtalevilkårene må være på plass før kjøpet, man kan ikke komme med dem etterpå. Fakturaen er ikke begynnelsen, det er det bestillingen som er. Retten til for eksempel fakturagebyr eller purregebyr, det trenger man ikke betale om det ikke har vært avtalt på forhånd.

Hva bør man få hjelp med dersom man ønsker å lage bedre fakturaer?

– Det kan være lurt å be om hjelp med både jussen og markedsføringen. Du bør se på hele kjeden og hvilke vilkår som skal gjelde, med vekt på hvordan du kan gjøre det enklere for kunden å handle hos deg. Ofte ser man på utformingen, men ikke på vilkårene. Fakturaen er den siste kontaktflaten mot kunden. Det ville være dumt ikke å ta vare på den, sier Peter Hellman.

Han fremhever betydningen av å se koblingene mellom forskjellige systemer. Hvis ikke er det slikt som kan føre til unødig irritasjon hos kundene, ikke minst når stadig flere kunder velger distansehandel.

– Privatpersoner som handler til eget bruk, er dekket av forbrukerrettslige lover. Selgeren må da blant annet informere om angreretten. Det kan være lurt å samkjøre det med faktureringen – å kreve betaling innen ti dager på fakturaen når kunden har 14 dagers angrerett, skaper bare badwill.

Er det penger å spare på å gjøre alt rett når man lager fakturaen?

– Ja. Selvsagt er det det. Det viktigste er å unngå å sette kundeforholdet på spill. Det påvirker imidlertid også retten til å debitere renter i visse tilfeller, sier Peter Hellman.

Hvis fakturaen ikke inneholder de opplysninger den skal, vil dette være et brudd på bokføringsloven og kan i verste fall medføre tvangsmulkt. Et annet eksempel er organisasjonsnummeret. Dersom nummeret skrives uten bokstavene MVA bak, kan bedriften miste fradragsretten for mva.

– Forbrukermyndighetene har et våkent øye på alt som har med handel og gjøre, derfor viktig å ha alle formalia i orden.

Hva skjer dersom fakturaen ikke stemmer med avtalen?

– Du har aldri plikt til å betale for noe du ikke har bestilt, men hvis du betaler, godtar du at du er betalingspliktig. Hvis fakturaen ikke er riktig, må du bestride den, ikke betale og prøve å få tilbake pengene etterpå.

Er det forskjell på fysiske fakturaer og e-fakturaer?

– Det er positivt å forbedre fakturaen, men det må foreligge et dokument i bunn som oppfyller kravene. Bedriftene har plikt til å oppbevare fakturaene i ti år og dermed må det finnes et dokument som man kan forholde seg til. Det er samme krav til innholdet på print og i e-fakturaer. Kunden må imidlertid godta å bli fakturert elektronisk.

– Og så er det selvsagt mange fallgruver. En bedrift kan for eksempel ha en standardtekst om garanti på fakturaene. Når de senere selger en bestemt vare, hadde de kanskje slett ikke tenkt å gi noen garanti på akkurat den, men så henger standardteksten igjen og skaper problemer.

Dette skal være med på en faktura:

  • Datoen da fakturaen ble utstedt (fakturadato)
  • Et entydig løpenummer for hver faktura, basert på én eller flere serier
  • Organisasjonsnummer, etterfulgt av bokstavene MVA dersom bedriften er registrert i mva-registeret
  • Navn og adresse på deg og kjøperen
  • Varen eller tjenestens omfang og art
  • Datoen da varene ble solgt eller tjenestene ble utført eller avsluttet
  • Avgiftsgrunnlaget for de enkelte mva-satsene og eventuelle unntak, enhetspris
  • Eksklusive mva samt eventuell prisreduksjon eller rabatt som ikke inngår i enhetsprisen
  • Den aktuelle mva-satsen
  • Hvilket mva-beløp som skal betales, eller om det er et avgiftsfritt salg