Det offentlige blir digitalisert: lovkrav til e-FAKTURA i hele Norden

Sverige ligger etter Norge og Finland, men senest 1. november 2018 må også alle svenske statlige myndigheter være tilkoblet det europeiske e-handelsnettverket PEPPOL.

House_Stralfors_875.jpg

PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online, brer seg raskt utover Europa. Det er et regelverk for elektronisk overføring av forretningsdokumenter, for eksempel fakturaer og anbudsdokumenter.

Norge var først ut av de nordiske landene med å innføre reglene, selv om de ble utviklet som et EU-prosjekt. Her har regelverket vært obligatorisk for statlige myndigheter siden 2014 og for lokale myndigheter siden 2015.

Dermed er i praksis hele offentlig sektor tilknyttet, og cirka 80 nye bedrifter kobler seg til nettverket hver dag. Alt i alt sendes det mer enn fire millioner e-fakturaer i måneden bare i Norge.

Også i Finland er alle statlige myndigheter tilknyttet PEPPOL. I Danmark har det helt siden 2005 vært obligatorisk for bedrifter å være tilknyttet e-handelsplattformen NemHandel. Landet skal melde seg inn i PEPPOL i løpet av 2018.

Sverige sist ut i Norden

I Sverige har de foreløpig ikke kommet like langt. Cirka 60 prosent av de statlige myndighetene og et fåtall kommuner og landsting er med så langt. Andelen øker imidlertid hver måned siden det 1. november 2018 blir obligatorisk for alle statlige myndigheter i Sverige å være tilknyttet PEPPOL.

Sören Pedersen er prosjektleder for PEPPOL ved det svenske Ekonomistyrningsverket (ESV) og jobber med å innføre e-handelsnettverket i Sverige. Han har svar på spørsmålene som bedriftene bør stille:

Hva innebærer PEPPOL for bedriftene?

– Det er en billig og enkel løsning for bedriftene å nå kunder i offentlig sektor. Det vil bli
obligatorisk for alle nordiske myndigheter å knytte seg til e-handelsnettverket PEPPOL, sier Sören Pedersen.

Hvilke fordeler får bedriftene med PEPPOL?

– Tidligere da man byttet mobil-operatør og fikk nytt telefonnummer, måtte man si fra til alle venner og kjente om det nye nummeret. Slik fungerer den tradisjonelle e-handelen i dag. Hvis for eksempel svenske Skogsstyrelsen med sine tusenvis av leverandører av varer og
tjenester vil bytte operatør, må de varsle alle som sender e-faktura, om at de har fått ny elektronisk adresse.

– Med PEPPOL vil de ha den samme elektroniske adressen, en såkalt PEPPOL-id, for all fremtid. Dermed kan de bytte operatør så ofte de vil uten å måtte varsle vare- og tjenesteleverandørene sine. Det er en mer moderne og kostnadseffektiv
e-handelsløsning.

I tradisjonell e-handel kan det være en plundrete og dyr prosess for både kjøpere og selgere å komme i gang med e-handel. Selgeren må ofte vente på godkjenning fra kjøperen for å kunne sende e-faktura, de må bli enige om format, og noen ganger også bestemme hvordan overføringen skal gjøres.

– Med PEPPOL har alle mot-takerne støtte for fakturaformatet, og det er bare én måte å overføre e-handelsmeldinger på. Operatørene trenger bare én avtale med en PEPPOL-myndighet i stedet for å ha såkalte samtrafikkavtaler med alle andre operatører som man vil sende og ta imot meldinger fra, sier Sören Pedersen.

Hvilke dokumenttyper støtter PEPPOL?

– PEPPOL støtter en rekke dokumenttyper. Det vanligste er at myndighetene tar imot fakturaer, kreditnotaer og pris- og produkt-kataloger, mens leverandørene tar imot bestillinger.