Lag en digital arbeidsplass uten å binde deg til teknologien

Et digitalt arbeidsmiljø er veien å gå mot en mer effektiv organisasjon – forutsatt at de digitale verktøyene brukes på riktig måte. Hvis ikke er det fare for at de i stedet fører til frustrasjon, ineffektivitet og stress. Her er tipsene som hjelper deg å lage en
god digital arbeidsplass.

office_Stralfors_875.jpg

Innkjøpte IT-systemer som støtter driftsfunksjoner i stedet for medarbeidernes forskjellige yrkesroller og behov. Høres det kjent ut? Slik ser det digitale miljøet fortsatt ut på mange arbeidsplasser i Norden.

– Mange bedrifter og organisa-sjoner mangler et helhetlig syn og innfører forskjellige digitale systemer uten å se hvordan det påvirker medarbeiderne, noe som kan bli kaotisk. Det sier Oscar Berg, forfatter og administrerende direktør for det digitale innovasjonsbyrået Unicorn Titans.

Digitaliseringen forandrer arbeidsplassen

Oscar Berg har skrevet boken Den digitala arbetsplatsen. Han beskriver en god digital arbeidsplass som et arbeidsmiljø der medarbeiderne har alle verktøy som trengs for å kunne utføre arbeidet på beste måte. En god digital arbeidsplass gjør også organisasjonen mer produktiv, fleksibel, omstillingsdyktig og innovativ.

– Teknologien har tatt et kjempe-sprang! For 15 år siden hadde de fleste smartere verktøy på arbeidsplassen enn de hadde hjemme. I dag er det ofte tvert imot. Det skaper store forventninger og stor frustra-sjon hos medarbeiderne, sier Oscar Berg.

Han sammenligner det med dårlig byplanlegging.

– Hvis man bygger en by uten å tenke gjennom hvordan menneskene skal bo og leve i den, forsvinner det en mengde skattepenger til ingen nytte. På samme måte vil produktiviteten synke i stedet for å øke hos bedrifter som velger feil digitale systemer og verktøy, eller utformer dem på feil måte.

Paradokset har vært et faktum i de nordiske landene siden slutten av 1970-tallet. Likevel skjer det forholdsvis lite i det digitale landskapet både i næringslivet og offentlig sektor.

– Det som er enkelt å forstå i teorien er ikke så enkelt å omsette i praksis. Et første steg i rett retning er å forstå at det digitale arbeidsmiljøet må være utformet ut fra et helhetlig syn og med brukeren i sentrum, sier Oscar Berg.

Ivareta personalets behov

Hvilke digitale verktøy som er de rette for virksomheten, kommer an på hvem som jobber der og hva de skal oppnå i løpet av arbeidstiden. Kontorarbeidere kan for eksempel trenge smarte systemer som forenkler kommunikasjonen internt og med kundene.

Personer som ikke jobber på kontor, har andre behov – og de kan være større enn hos dem som tilbringer mye av arbeidsdagen ved et skrivebord. Pleietjenester er eksempel på arbeidsplasser der flere medarbeidere jobber korte perioder på samme datamaskin og må kunne logge seg på flere systemer, ofte med forskjellige påloggingsopplysninger.

– Det skaper en kompleksitet i det digitale arbeidsmiljøet som gjør pleiepersonalets daglige arbeid vanskeligere, noe som igjen skaper ineffektivitet i hele organisasjonen, sier Oscar Berg.

Kunnskap som gir aha-opplevelser

Første steg i løsningen er ifølge Oscar Berg å følge med på digitaliseringen og holde seg oppdatert på de verktøyene som personalet bruker. Han kaller det første steget en slags sykdomsinnsikt.

– Teknologien er bare et verktøy som legger til rette for at medarbeiderne skal kunne skape verdi. For å forstå hvordan de digitale verktøyene kan brukes på beste måte må bedriftsledelsen innta et multiperspektiv. Hvis ikke risikerer man å kjøpe inn nye systemer som er til fordel for én del av organisasjonen, men gjør det vanskeligere for en annen.

Steg to er en vareopptelling. Hvilke systemer har bedriften? Hvordan brukes de? Fungerer de godt? Hvis ikke – hvordan kan de integreres i eller erstattes av andre systemer?

– En vareopptelling av systemene gir ofte aha-opplevelser – ikke bare hos ledelsen, men også hos personalet. For eksempel er det ikke sikkert at e-post er den mest praktiske måten å kommunisere på internt, selv om det brukes av alle i hele organisasjonen. På samme måte kan intranett brukes på nye måter ved hjelp av ny teknologi.

Våg å prøve nye løsninger

Neste steg er å tørre å teste nye løsninger. Prosess før strategi, er rådet fra Oscar Berg.

– Det fungerer ikke lenger å lage en strategi og så oppdatere den hvert tredje år. Digitaliseringen gjør at bedrifter og organisasjoner må kunne justere planene underveis og velge den teknologien og de systemene som gir best resultater her og nå.

I korte trekk handler endringene om innsikt. Å holde tritt med digitaliseringen er ikke lenger bare en konkurransefordel, men en hygienefaktor.

– Overslag fra det multinasjonale konsulentfirmaet McKinsey viser et effektivitetstap på opp mot 40 prosent hos bedrifter som sitter fast i tradisjonelle møte- og kommunikasjonsmodeller, sier Oscar Berg.

Hva er de største utfordringene for bedrifter som ønsker en bedre digital arbeidsplass?

– Å forandre arbeidsplassens kultur og skape forståelse for de endringene som kreves i hele
organisasjonen – fra ledelse til øvrig personale. Det trengs en felles visjon for at alle skal kunne jobbe mot samme mål.

– Det er også viktig å beholde fokus på brukerne og ikke tro at ett system kan løse alle problemer, og å våge å investere i forandringen. Arbeidet med å finne smartere arbeidsmetoder er ofte en kostnad i starten, men vil betale seg ganske raskt.

Kan "skyen" løse alle problemer?

– Ikke alle, men skybaserte løsninger kan gjøre arbeidsplassen mer fleksibel og mer effektiv. Dagens arbeidsplass trenger ikke lenger være én organisatorisk enhet eller fysisk plass. Å ha alt under samme tak var lenge den mest effektive måten å jobbe på, men det stemmer ikke lenger for alle bransjer.

Hvordan ser fremtidens digitale arbeidsplass ut?

– Den er mer mobil, mer fleksibel og mer attraktiv å jobbe i. Kommende generasjoner vil stille større krav til velfungerende og attraktive digitale arbeidsplasser. Deres kompetanse, kunnskap og behov vil forandre seg i takt med den teknologiske utviklingen. Dette paradigmeskiftet må bedriftene forholde seg til hvis de vil være konkurransedyktige og trekke til seg god arbeidskraft.

– Nystartede bedrifter har ofte helt andre digitale forutsetninger enn eldre bedrifter. Ved å skape en god digital arbeidsplass fra starten av, kanskje med forskjellige skyløsninger, kan de raskt følge med på de digitale forandringene. Også eldre bedrifter kan imidlertid få til den digitale overgangen hvis de skifter fokus.

Hva slags ansatte er det behov for?

– Folk som setter pris på å jobbe smart og forstår teknologien og hvordan den kan brukes til å effektivisere arbeidet. For å bruke en metafor: Det er ikke nok å kunne søke på Google. Man må også forstå betydningen av kildekritikk for å kunne bruke søketjenesten på rett måte.

Digitalisering I Norden

Nordiske markedsavdelinger ligger ikke så godt an i den digitale utviklingen som man kunne tro. En nylig utgitt rapport fra Google og Boston Consulting Group viser tvert imot at de nordiske landene sakker akterut når det gjelder å tilpasse bedriften og organisasjonen til de digitale utfordringene.

Rapporten bygger på studien "Talent Revolution", der blant annet nordiske bedrifter og ansatte har deltatt. I studien svarer mange nordiske markedsførere at de savner metoder for å nå ut til kundene, særlig i de mobile kanalene. 26 prosent av deltakerne i studien oppgav at arbeidsgiveren deres ikke vet hvordan bedriften kan bruke data til å lage bedre mobiltilpassede kampanjer. Bare 20 prosent mente at bedriften brukte posisjonsdata på en god måte.

Det ble også uttrykt misnøye med den digitale utviklingen og utdanningsmulighetene på arbeidsplassen. Imidlertid viser studien at lederne mener at de har bedre digital kompetanse enn de ansatte.