Krav om e-faktura i hele EU

I april må alle myndigheter i EU kunne motta elektroniske fakturaer fra sine leverandører. Her i Norden varierer det når det gjelder hvor langt landene har kommet i den digitale omstillingen.

e-faktura-16-9.jpg

Kravet til en felles standard for fakturaer kommer fra EU og skal innføres i hele unionen. Årsaken er fremfor alt økonomisk, men også miljøhensyn og myndighetenes ansvar for å drive frem den digitale utviklingen har vært medvirkende faktorer.

Danmark er det nordiske landet som har kommet lengst i den digitale omstillingen. Her har mer enn 99 prosent av alle fakturaer til den offentlige sektoren vært digitale i flere år. Danmark lovfestet e-faktura allerede i 2005, og det nye EU-direktivet innebærer derfor først og fremst at fakturaformatet tilpasses den nye standarden.

Finland har hatt obligatorisk e-fakturering siden 2010, og staten har i dag en faktureringsgrad på over 80 prosent. 

Også Norge ligger langt fremme i digitaliseringsprosessen og har innført den europeiske standarden, selv om landet ikke er med i EU. Den norske loven trådte i kraft i 2011.

Og 1. april 2019 er det Sveriges tur. Da skal loven som følger av EU-direktivet, være innført. I en sjuårsperiode forventes det at samfunnet vil spare 1,4 milliarder.

Sverige henger etter

Antallet bedrifter som leverer varer og tjenester til svensk offentlig sektor, anslås å være drøyt
250 000. 

Den digitale faktureringen er i dag på 67 prosent innen statlige virksomheter. Cirka 30 av Sveriges 200 statlige myndigheter har en e-faktureringsgrad på under 20 prosent. 

Og en som virkelig har skjerpet seg, er Arbetsförmedlingen. De har påvirket sine nøkkeltall mye i løpet av bare et halvt år når det gjelder e-handelsarbeid.

Men det finnes unntak – enkelte myndigheter ligger betydelig lenger fremme enn andre. Det forteller Anderz Petersson, prosjektleder i DIGG, myndigheten for digital forvaltning, som har fått i oppdrag av den svenske regjeringen å sørge for at den nye loven gjennomføres og følges. 

Han nevner Ekobrottsmyndigheten («Økokrim») som eksempel på en myndighet som allerede i dag bruker e-faktura i en grad på over 80 prosent. 

– Og en som virkelig har skjerpet seg, er Arbetsförmedlingen. De har påvirket sine nøkkeltall mye i løpet av bare et halvt år når det gjelder e-handelsarbeid, sier Anderz Petersson. 

Tøffere enn direktivet

EU-direktiver gjennomføres ved lover utarbeidet i de forskjellige EU-landene, og lovene kan derfor få litt forskjellig utforming. Både den svenske og den danske regjeringen har valgt en noe tøffere tekst enn direktivet på to punkter.

For det første finnes det ingen nedre beløpsgrense – loven omfatter samtlige transaksjoner til og fra myndigheter. Dette er for at effekten av omstillingen skal bli så stor som mulig.

For det andre er det ikke bare myndighetene som plikter å motta e-fakturaer, leverandørene plikter også å utstede dem. Dette setter ekstra press på leverandørene. 

I Finland tvinges ikke leverandørene til å sende e-faktura til den offentlige sektoren, men den offentlige sektoren skal kunne motta dem i henhold til EU-direktivet. Landet er derimot i ferd med å lovfeste retten til å kreve e-fakturering fra en privat næringsdrivende til en annen. 

Flere formater mulig

I Sverige skal alle statlige mottakere av fakturaer kunne nås i PEPPOL. Dette trådte i kraft 1. november 2018. 

PEPPOL er et standardisert format for offentlig e-handel i EU. For leverandører finnes det flere mulige formater, så lenge de holder seg til den nye felles EU-standarden. 

Også Norge har tatt i bruk PEPPOL som mottaksprinsipp for offentlig sektor, og det brukes også mellom bedrifter. DIGG spår at det er et realistisk scenario også i Sverige at det formatet som myndighetene bruker, sprer seg til privat sektor.

 

Tom Rapaport.

"Vi hjelper alle med omstillingen"

Det nye e-fakturaformatet er innebygd i PostNord Strålfors’ omnikanalløsning. 

– Vi ønsker å hjelpe til, slik at kundene våre klarer omstillingen i rett tid, sier Tom Rapaport, salgsansvarlig for B2B i PostNord Strålfors.

Myndighetene er generelt sett godt forberedt på de nye fakturareglene som begynner å gjelde i april 2019. Med leverandørene er det litt verre stilt. 

– Her finnes det en viss manglende kunnskap, sier Tom Rapaport og forteller at PostNord Strålfors tar kontakt med sine kunder og sørger for at de har alt som kreves når loven trer i kraft. Hjemmeside og annet informasjonsmateriell er også klargjort for den som vil søke etter informasjon. 

Mange i bransjen har lurt på hvorfor omstillingen ikke har kommet tidligere, teknologien har jo eksistert lenge.

PostNord Strålfors tilbyr sine kunder en omnikanalløsning, der e-faktura i de nye lovfestede formatene er et av flere tilgjengelige alternativer. 

– Takket være omnikanal blir det svært enkelt for kundene å tilpasse seg det nye fakturakravet. 

I Danmark, Norge og Finland er e-faktura allerede lovfestet, og disse landene har kommet betydelig lenger enn Sverige i den digitale omstillingen. Men Tom Rapaport tror at det kommer til å gå fort i Sverige nå. 

– Mange i bransjen har lurt på hvorfor omstillingen ikke har kommet tidligere, teknologien har jo eksistert lenge. Og svaret er vel at det ikke er blitt prioritert, siden det ikke har vært påkrevd. Men det er det nå.

Og selv om de andre nordiske landene har vært tidlig ute med lovgivning, har gjennomføringen tatt litt tid. I Sverige er det tvert imot, er Tom Rapaports oppfatning. Der kan det ta tid å treffe beslutningene, men når de først er truffet, omstiller svenskene seg raskt.

Kravet om e-faktura vil drive frem digitaliseringen generelt.

Han tror at de nye kravene til myndighetene og deres leverandører kommer til å smitte over til resten av næringslivet. Det er en tendens man har merket både i Finland og i Norge. Allerede i dag brukes e-faktura til en viss grad i svensk næringsliv, og Tom Rapaport tror at det vil bli vanligere også mellom bedrifter.

– Kravet om e-faktura vil drive frem digitaliseringen generelt. Men digitaliseringen driver også seg selv fremover, og den som er godt forberedt, har alltid en fordel sammenlignet med den som ikke er det. Og vi hjelper kundene med å forberede seg. 

Abonner på vårt nyhetsbrev

Abonner på vårt elektroniske nyhetsbrev og holde deg oppdatert på den nyeste kommunikasjon trender og hvordan du kan kommunisere smartere og mer effektivt.