Det finske trafikksikkerhetsverket, Trafi, har de siste årene digitalisert mange av sine tjenester.
– De fleste innbyggerne ønsker å håndtere sine saker digitalt. De vil ha tjenester som er enkle å bruke og tilgjengelige når de trengs, sier Maaria Toikka, som leder utviklingen og koordineringen av Trafis elektroniske tjenester.

I en digitalisert verden må bedrifter møte kundenes krav og forventninger. Det samme gjelder offentlige virksomheter. Maaria Toikka beskriver virksomhetens digitaliseringsreise som et stort strategisk skritt, der man har gått raskt frem for å finne løsninger som lever opp til folks forventninger. 

– Vi kommuniserer hele tiden med brukerne for å finne riktige løsninger, og vi satser på unike brukeropplevelser, forteller Maaria Toikka.

Det finnes også en rekke formelle krav der sikkerheten er det absolutt viktigste. Trafi prøvekjører derfor alle nye tjenester og gjennomgår alle sikkerhetsaspekter før de lanseres. 

– Det vi har sett, er at vi også fremover må være ekstra nøye med at tjenestene våre er tilgjengelige for alle brukergrupper, sier hun.

Automatisering og outsourcing

Trafi har en stor brukerskare, og virksomheten strekker seg over flere forskjellige områder. Det sendes f.eks. ut personlige registerutdrag til over en million mennesker i Finland hvert år. Det dreier seg om store volumer, derfor er automatisering og outsourcing av tjenester en viktig del av Trafis digitaliseringsstrategi. 

Registerutdraget skrives ut på et spesielt papir som passer for brev med høye sikkerhetskrav. Deretter utfylles utdraget med personunik informasjon før det legges i konvolutt og sendes til riktig adresse.

Vi ønsker å automatisere tjenestene våre så mye som mulig og heller benytte eksterne leverandører som PostNord Strålfors enn å produsere selv.

I tillegg til registerutdragene sendes alle data fra Trafis skjemaer til PostNord Strålfors for lagring. Selskapet skriver også ut andre trykksaker og håndterer sortering og postleveringer for Trafi. 

Kari Alahuhta er salgssjef i PostNord Strålfors i Finland. 

– Det er et stort prosjekt for Trafi å sende ut registerutdragene selv. For oss som jobber med dette hver dag, er det enklere, men det er fremdeles en veldig stor jobb, sier han.

– Vi ønsker å automatisere tjenestene våre så mye som mulig og heller benytte eksterne leverandører som PostNord Strålfors enn å produsere selv, forteller Maaria Toikka.

Trafis strategiske mål er å være en pioner blant digitale myndighetstjenester i Finland. Maaria Toikka forteller at de følger både den internasjonale og den nasjonale utviklingen samt benytter seg av ideer og innsikt fra brukerne.

– Det er viktig å gjøre seg kjent med brukerne og deres behov og ikke minst å planlegge og utforme tjenestene slik at de er lett tilgjengelige og enkle å bruke, sier Maaria Toikka.

Nå snakkes det på flere hold om å få så mye kommunikasjon og tjenester som mulig i mobilen.

– Alt blir enklere for sluttbrukeren den dagen man får alt man trenger i mobilen, sier Kari Alahuhta.

Maaria Toikka forteller at når noen søker om førerkort i Finland, må det vedlegges et utdrag fra det finske Patientdataarkivet som viser aktuell helsetilstand. Dette håndteres nå enkelt og integrert via de digitale Kanta-tjenestene som alle innbyggerne har tilgang til.

– Vi ønsker å være innovative og å ligge helt i forkant med våre tjenester, slik at vi oppnår målene vi har satt oss. 

Verden endres hele tiden, og nye tjenester utvikles hver dag rundt om i verden. Dette samtidig som Trafi også endres kontinuerlig.

For å ta førerkortprosessen som eksempel igjen – da den nylig ble overført fra politiet til Trafi, ble prosessen helt digital og automatisert, fra begynnelse til slutt.

– Men veien til total digitalisering er lang, egentlig tar den aldri slutt, sier Maaria Toikka og fortsetter: 

– Verden endres hele tiden, og nye tjenester utvikles hver dag rundt om i verden. Dette samtidig som Trafi også endres kontinuerlig. Det vil alltid finnes nye utfordringer, verden er aldri ferdig.

Hvordan kommer Trafi til å se ut om fem år?

– Når jeg tenker på de store utfordringene vi har, tror jeg at vi om fem år har modernisert de elektroniske tjenestene våre så mye at de er fullt ut kostnadseffektive, og at brukeropplevelsen er god og konsekvent, sier Maaria Toikka etter å ha tenkt seg litt om.