eArkiv gir smartere dokumenthåndtering
Oppbevarer du bedriftens viktige papirer på riktig måte? Med elektronisk lagring forsikrer du deg om at de juridiske kravene blir fulgt, samtidig som at bedre struktur skaper ordning i arkivet og leder til raskere kundeservice.
Thomas Otterlund, Produktsjef PostNord StrålforsNår PostNord Strålfors får spørsmål om tjenesten eArkiv er det ofte ut ifra et kundeserviceperspektiv. Enkel lagring med søkbare dokumenter forenkler dialogen med kundene.
– Det gjør det mulig for kundeservice å se nøyaktig samme versjon av fakturaen som den kunden har når de svarer på spørsmål, sier Thomas Otterlund, Produktsjef PostNord Strålfors.
Bedre søkbarhet
Istedenfor å hente informasjonen fra en spesiell avdeling i bedriften, finnes informasjonen umiddelbart tilgjengelig for alle som har tilgang, med full sporbarhet. Og det er en løsning som kontinuerlig oppdateres for å oppfylle de juridiske kravene, for eksempel i forhold til lagring av personlig informasjon.
Bedrifter bør ha en innebygget mulighet for å rense i sine systemer. Det er for eksempel svært viktig å ha oversikt over hvilke dokumenter bedriften har rett til å lagre, for at det ikke skal medføre juridiske konsekvenser
Da GDPR-direktivet ble innført ble spørsmålet om hvilken informasjon som allerede var lagret om kundene aktuell for mange bedrifter. Kundene har rett til å få informasjon om den personlige informasjonen som finnes lagret om dem, og de kan be bedriften slette den personlige informasjonen som i henhold til regnskapsloven ikke trenger å være lagret.
– Bedrifter bør ha en innebygget mulighet for å rense i sine systemer. Det er for eksempel viktig å ha oversikt over hvilke dokumenter bedrifter har rett til å lagre, for at det ikke skal medføre juridiske konsekvenser, sier Thomas Otterlund.
Bærekraftig løsning
Det er også krav om at dokumenter skal og kan lagres over en viss periode. For eksempel angir regnskapsloven at regnskap skal spares i syv år. Dette innebærer at den digitale løsningen som blir valgt må være bærekraftig over tid.
Stefan Winbo, Produktsjef PostNord Strålfors– Selv om du som kunde velger å lagre dine dokumenter selv, så er det ikke sikkert at du lagrer riktig versjon av dokumentet, sier Stefan Winbo.
Kunden lagrer kanskje den versjonen som forretningssystemet har skapt, men etterpå kan flere endringer og tilleggsinformasjon registreres. Det som mange da går glipp av, er å få lagret den siste versjonen.
Nettverk følger praksis
Som styremedlem i NEA (Nätverket för elektroniska affärer) følger PostNord Strålfors Produktsjef, Stefan Winbo, utviklingen nøye.
En arbeidsgruppe i NEA har fordypet seg i spørsmålet om arkivering av elektroniske fakturaer.
Etter diskusjonen om ulike scenarioer har man tatt frem en liste som nå blir brukt av medlemmene som guide i dialog med kundene.
Smarte funksjoner
I PostNord Strålfors eArkiv finnes for eksempel funksjonen Life Cycle Management, som gjør det enklere for kunder å følge både GDPR og andre juridiske krav. Funksjonene i tjenesten sikrer at dokumentene blir tatt bort når de ikke lenger er nødvendige, personlig informasjon lagres på en sikker måte og kun autorisert personell har tilgang til informasjonen.
