Når noe går galt, øker det manuelle arbeidet i uforholdsmessig stor grad
Hvis du digitaliserer ordrebehandling og fakturering på riktig måte, kan du oppnå en mer effektiv administrasjon og tydeligere kommunikasjon med leverandørene. Den store verdien ligger i at alle leverandørene bruker samme arbeidsrutiner og digitale infrastruktur, og at all informasjon blir samlet på ett sted. Slik skapes den åpenheten og oversikten som er nødvendig for å optimalisere planleggingen og få kontroll over de ulike arbeidsflytene – fra ordre til faktura. Som et resultat kan bedriften effektivisere produksjonen og leveransene til kundene.
Hvis arbeidsprosessene ikke er digitalisert, må du i stedet kommunisere på andre måter – for eksempel per telefon eller e-post. Du må også manuelt oppdatere all informasjon i systemene du bruker. Prosessene blir mer komplekse, og det kreves mer manuell håndtering i hvert trinn.
Den administrative arbeidsbyrden ved ikke-digitale metoder kan i mange tilfeller oppleves som akseptabel, men risikoen for feil og misforståelser øker på sikt. Det er i disse sammenhengene – når noe går galt – at mangelen på åpenhet i prosessene kan få de største konsekvensene. Da øker den manuelle håndteringen eksponentielt, og ledetidene blir lange, siden feilene ikke oppdages før skaden allerede har skjedd. På sikt kan dette skade virksomhetens forsyningssikkerhet og produktivitet, enten dere driver innen produksjon, grossistvirksomhet eller e-handel.
Den digitale modenheten varierer fra leverandør til leverandør
Hva er det som står i veien for å benytte digitale arbeidsrutiner overfor leverandørene? Større leverandører som har egne IT-ressurser og ser klare fordeler med å effektivisere kommunikasjonen, er ofte mer tilbøyelige til å ta i bruk nye, digitale arbeidsrutiner.
Mindre leverandører kan derimot ha begrensede IT-ressurser og mangle de tekniske forutsetningene eller den interne kompetansen som er nødvendig for å arbeide digitalt på en effektiv måte. Spørsmålet er derfor ofte hvordan slike leverandører kan settes i stand til å innføre de digitale arbeidsflytene du som kunde etterspør.
Et annet aspekt ved problemstillingen er at virksomheten din også må være en pådriver i leverandørenes digitaliseringsprosess, uansett om disse har de nødvendige tekniske forutsetningene eller ikke. Mange virksomheter har verken tid, ressurser eller intern kompetanse til å gjennomføre en satsning som fører til reelle endringer.
Fordelene uteblir dersom leverandørene ikke arbeider på samme måte
For mange bedrifter blir det en overveldende oppgave å lære opp leverandører til å følge digitale arbeidsflyter. De sier seg kanskje fornøyd med at noen få leverandører tar i bruk den nye arbeidsmåten, men en kjede er tross alt aldri sterkere enn sitt svakeste ledd. Dersom du ikke lykkes med å få leverandørene dine til å arbeide på en ensartet måte i én og samme digitale infrastruktur, mister du den den samordnende «kontrolltårneffekten» av en digitalisert handelsflyt.
Heldigvis er det hjelp å få. Strålfors har over 30 års erfaring i å hjelpe bedrifter med å arbeide digitalt – både internt og med kunder og leverandører. Det reduserer administrasjonsarbeidet ditt og antall feilkilder, og åpner alle mulighetene som følger med automatisering. Vil du vite mer? Kontakt oss!
