Work-after-Covid-19_Hero_3-1.jpg Work-after-Covid-19_16-9.jpg

Fjernarbeid på en sikker måte

Covid-19-pandemien har flyttet mange kontorer rundt om i verden til skyen. Overgangen til videomøter og digitale verktøy har vært en løsning for å kunne fortsette å arbeide, men vi er mange som innser at det ikke er nok som plan for hvordan vi skal arbeide i fremtiden.

Markedstrender Digital transformasjon Sikkerhet & personvern

Det store spørsmålet alle stiller seg, er hvordan det blir etter pandemien – kommer vi til å fortsette som nå, eller kommer vi til å gå raskt tilbake til slik det var før? Det er tydelig at det er behov for bedre og mer gjennomtenkte strategier for digitalt samarbeid og problemløsing.

– Fjernarbeid stiller høye krav til riktig håndtering av data og sikker distribusjon. Det er også klokt å utarbeide digitale strategier for lagring og sikker tilgang til virksomhetskritiske dokumenter, forklarer Ole Thykær, Nordic Product Manager i PostNord Strålfors.

Et selskap som allerede har bestemt seg, er streamingtjenesten Spotify. Den 12. februar i år kunngjorde de at ingenting kommer til å bli som før. Selskapets nye program ”Work From Anywhere” ble lansert med brask og bram, og fra og med nå får Spotifys ansatte mulighet til å velge selv hvor og hvordan de vil jobbe.

Oscar Berg, digital strateg och författare
I dag klarer vi oss uten kontoret, men ikke uten den digitale arbeidsplassen.
Oscar Berg, digital strateg og forfatter
 

Ved å arbeide digitalt får du tilgang til større kompetanse,  sier Oscar Berg, digital strateg i Telia og forfatter til boken Den digitala arbetsplatsen.

Han tror at flere bedrifter vil bli tvunget til å ta etter Spotify for å være attraktive som arbeidsgivere. Ansettelsessted og faste arbeidstider blir mindre og mindre relevant. Det handler i stedet om måter å tiltrekke seg talenter på. Åpner man et kontor på et mindre sted, kan det være vanskelig å finne det på det aktuelle stedet.

Slutt å tenke fjernarbeid

– Jobben skal gjøres uansett hvor du er, men hvordan arbeider vi effektivt og smart når vi ikke er på samme sted? Vi må derfor tenke på hvordan vi best samarbeider digitalt.

Når vi snakker om fjernarbeid, er det basert på en gammel måte å tenke på arbeidet på, mener Oscar. I dag klarer vi oss uten kontoret, men ikke uten den digitale arbeidsplassen.

Sikkerhet er en annen dimensjon som ofte nevnes som et argument for å arbeide fra et fysisk kontor.

– Er du på kontoret bak brannmurer, er det sikkert som et middelalderslott. Men folk må fremdeles gå ut eller reise. Det stiller krav til nye sikkerhetsløsninger og en annen måte å tenke sikkerhet på. Også på kontoret arbeider du mot skyen, det er store fordeler ved det og å kunne dele ressurser, sier Oscar Berg.

Les hele intervjuet med Oscar Berg

Ole Thykær, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors
Resultatet er at alle ansatte alltid har tilgang til innkommende henvendelser, uansett hvor de jobber fra, eller når på døgnet de jobber
Ole Thykær, PostNord Strålfors
 

Hjemmekontoret skaper nye utfordringer

Under pandemien har nesten alle arbeidet hjemmefra, og bedrifter over hele verden er blitt konfrontert med forskjellige utfordringer som normalt håndteres i manuelle prosesser på det fysiske kontoret.

– I en digital kontekst vokser utfordringene. Hvordan sender du informasjon sikkert og i henhold til regelverket fra en person til en annen når begge arbeider hjemmefra, spør Ole Thykær, Nordic Product Manager i PostNord Strålfors.

Han merker tydelig at bedriftene er mer positive til hjemmekontor i dag, og tror at mange flere kommer til å tillate fjernarbeid også når pandemien er over. Digitaliseringen visker ut behovet for permanente plasser og geografiske bånd.

– En av våre løsninger, Postromløsninger, konsoliderer både fysiske og elektroniske input-kanaler i samme distribusjonsplattform.

All innkommende kommunikasjon håndteres automatisk. Data fra f.eks. fysiske brev, digitale postkasser og nettportaler innleses og sendes videre via sikre grensesnitt til riktig mottaker. Løsningen oppfyller kravene i gjeldende lovgivning, inkludert EUs personvernforordning (GDPR). Systemet gir en tydelig struktur for både håndtering og distribusjon av all kommunikasjon.

– Resultatet er at alle ansatte alltid har tilgang til innkommende henvendelser, uansett hvor de jobber fra, eller når på døgnet de jobber, sier Ole Thykær.

Han nevner to nylig gjennomførte prosjekter der Postromløsninger har vært en del av løsningen for å digitalisere hele arbeidsplassen – Telia och Odder kommune i Danmark.

Tamara Khaliel, Sourcing Manager hos Telia Danmark
Den digitale håndteringen av innkommende post gjør at vi kan fungere som virtuell organisasjon også etter pandemien.
Tamara Khaliel, Telia Danmark
 

Optimaliserer alle digitale strømmer

Telia har som overordnet mål å oppnå en optimal kommunikasjonsstrøm der forskjellige prosesser interagerer og informasjon stopper opp så lite som mulig.

– Vårt hovedfokus er digitalisering og forenkling, forteller Tamara Khaliel, Sourcing Manager i Telia Danmark, og fortsetter:

– Det er to år siden vi startet arbeidet med å optimalisere våre digitale strømmer, og da omgjorde vi også all fysisk post til digital.

Telia Danmark var faktisk den første private virksomheten i Norden som benyttet seg av Digital Mailroom.

– Digital Mailroom hadde allerede blitt brukt lenge av offentlige virksomheter som må håndtere store mengder saker. Men med Telia fikk også det private næringslivet opp øynene for digitalisering av innkommende post, forteller Ole Thykær.

Løsningen har vært en hjelp under pandemien

– Vi har hatt stor nytte av løsningen under covid-19-pandemien. PostNord Strålfors tar imot brev og henvendelser som vi mottar, og distribuerer dette digitalt i organisasjonen vår, også til hjemmekontoret. Den digitale håndteringen av innkommende post gjør at vi kan fungere som virtuell organisasjon også etter pandemien, sier Tamara Khaliel.

Les hele kundecaset om Telia

Betina Krogh Bille på Odder kommune
Løsningen har vært ekstra nyttig å ha under pandemien, ettersom tilgangen til de fysiske arbeidsplassene har vært begrenset
Betina Krogh Bille, Odder kommune
 

Kommunens saksbehandling på hjemmekontoret

Alle henvendelser som sendes til Odder kommune, håndteres av PostNord Strålfors og sendes digitalt til riktig saksbehandler eller mottaker.

– Det gjelder for all e-post til vår hovedadresse, vår digitale postkasse og all fysisk post vi mottar, forteller Betina Krogh Bille i Odder kommune.

– Det betyr at saksbehandlingen kan skje på hjemmekontoret, i og med at riktig medarbeider får den informasjonen han/hun trenger sendt på en sikker måte til skjermen sin.

– Løsningen har vært ekstra nyttig å ha under pandemien, ettersom tilgangen til de fysiske arbeidsplassene har vært begrenset, sier Betina Krogh Bille.

Les hele kundecaset om Odder kommune

Mailroom-solutions_16-9.jpg

Postromløsninger

Automatiser håndteringen av all innkommende kommunikasjon fra samtlige kanaler. Postromsløsning sparer deg for administrasjonsarbeid og reduserer kostnadene.

Security_16-9.jpg

Nye ISO 27001-sertifiseringer garanterer pålitelige sikkerhetsprosedyrer

Risikoene forbundet med cybersikkerhet og datainnbrudd har økt de siste årene, og organisasjoner må i stadig større grad vise at deres informasjonssikkerhet og håndtering av personopplysninger er tilstrekkelig. ISO 27001-sertifiseringen viser at en organisasjon har identifisert risikoer og truffet forebyggende tiltak for å beskytte informasjonen mot brudd på informasjonssikkerheten.

Newsletter-Bg_NO_20200903.jpg

Abonner på nyhetsbrevet vårt

Hvordan skaper du lønnsomme kunderelasjoner? Hva er de nyeste trendene, og hvilke kommunikasjonskanaler er mest effektive? Abonner på nyhetsbrevet vårt og få med deg spennende artikler og intervjuer med fokus på det siste innenfor kundekommunikasjon.

Abonner