Har du digitalisert prosessene for ordre- og fakturabehandling? Gratulerer! Da har du sikkert allerede sett de positive effektene. Samtidig har du kanskje også opplevd at leverandørene dine ikke henger med i digitaliseringen i samme takt som deg, og at det kan være en utfordring å få dem med på reisen. Her forklarer vi hvorfor mange leverandører ikke har tatt i bruk digitale arbeidsrutiner, og hvordan du kan få dem til å sette opp farten.

Hvis du allerede har digitalisert arbeidsflytene for ordre- og fakturahåndtering, kjenner du også de positive effektene. Du vet sikkert også at den største verdien ligger i at alle leverandørene bruker samme arbeidsrutiner og digitale infrastruktur. Mange leverandører faller imidlertid av lasset og fungerer som bremseklosser i stedet. Hvorfor blir det slik?

Manglende digital modenhet

Større leverandører som har egne IT-ressurser, er ofte mer tilbøyelige til å ta i bruk nye, digitale arbeidsmåter, mens mindre leverandører kan ha begrensede IT-ressurser. De mangler ofte de tekniske forutsetningene eller den interne kompetansen som er nødvendig for å arbeide digitalt på en effektiv måte, eller en digital strategi som kan støtte dem i overgangen til automatiserte flyter.

Hvis samarbeidet mellom deg og underleverandørene dine til nå har fungert tilfredsstillende uten digitalisering, har du kanskje sluppet å ta tak i denne problemstillingen, men hvis du automatiserer flere av prosessene dine og leverandørene ikke henger med i samme takt, kan det oppstå problemer. Hvis dere fortsetter å kommunisere per telefon eller e-post og oppdaterer all informasjon manuelt, kan prosessene bli unødvendig komplekse. Videre kan det øke risikoen for feil og misforståelser – og på sikt skade både forsyningssikkerheten og produktiviteten til virksomheten din.

Risiko for at prosessen stanser

For mange bedrifter blir det en overveldende oppgave å onboarde leverandører på en enkel måte og sette dem i stand til å ta i bruk digitale arbeidsrutiner for ordrebehandling og fakturering. Disse bedriftene mangler ganske enkelt både tid, ressurser og intern kompetanse til dette.

Risikoen er derfor stor for at digitaliseringen stanser opp, og at dere fortsetter å arbeide slik dere alltid har gjort.

Slik trenger det ikke å være

Den gode nyheten er at det finnes ting du kan gjøre for å fremskynde prosessen mot økt digitalisering hos leverandørene dine.

Her er tre tips:

1. Vær tydelig når du snakker med leverandørene. Fortell dem hva du ønsker å oppnå, for eksempel å motta ordrebekreftelser eller fakturaer digitalt i stedet for på papir. Finn ut hva leverandørene trenger for å gjøre dette mulig. Kan det hjelpe hvis de får velge formatet på fakturaen, eller skal det bare være ett alternativ? Hvordan formidler du krav og ønsker til leverandørene i dag? Er du tydelig nok?
2. Tilby mindre leverandører et alternativ. Enkelte leverandører vil ha problemer med å digitalisere de flytene du ønsker, men det finnes løsninger som lar alle leverandører – uavhengig av størrelse og forutsetninger – øke digitaliseringstakten.
3. Søk hjelp til onboarding av leverandørene. Digitalisering av leverandører tar tid og krever kompetanse. Hvis du ser en risiko for at digitaliseringen ikke blir gjennomført, eller hvis det skorter på stå-på-vilje internt, bør du søke hjelp.

Vil du vite hvordan vi kan hjelpe leverandørene dine til å bli med på digitaliseringsreisen?

Ta kontakt med PostNord Strålfors! Vi har over 30 års erfaring i å hjelpe bedrifter med å arbeide digitalt – både internt og med kunder og leverandører.

Kontakt oss