Legg alle egg i samme kurv når forretnings-kommunikasjonen skal digitaliseres

Industrier Energi

Med en stor andel bedriftskunder stilles det andre krav til kommunikasjonsflyten enn med privatkunder. Stefan Winbo, Nordic Product Manager i PostNord Strålfors, oppfordrer derfor aktørene i energibransjen til å legge alle egg i samme kurv for å få maksimal nytte av å digitalisere og automatisere sine B2B-flyter. Her forklarer han hvorfor.

Stefan Winbo, Produktsjef for EDI i PostNord Strålfors

Den som jobber med fakturering i et energiselskap, vet hvor mye tid og ressurser det tar. Enkle digitale løsninger er ikke nok for å takle behovene, og egenutviklede systemer holder ofte ikke mål.

Hva kan gjøres for å effektivisere bedriftens fakturaflyt og senke kostnadene?

– Velg en partner med lang erfaring med å arbeide med totalløsninger innen B2B – da blir arbeidet enklere og belastningen mindre, tipser Stefan Winbo.

Elektronisk totalløsning for utgående fakturaer

Fakturaer er en sentral del av kommunikasjonen bedrifter imellom og mellom bedrifter og myndigheter. Det gjelder ikke minst i energibransjen, der en rekke transaksjoner skjer med trinnvis flyt i lange kjeder.

– Blant annet er det siden 2019 et krav å kunne sende fakturaer elektronisk til offentlig sektor. Men også for bedrifter som i dag ikke jobber mot offentlige institusjoner, er elektroniske fakturaer en forutsetning for å skape flyter som fungerer sømløst og gir lavere ressurs- og tidsbruk, sier Stefan Winbo.

En forutsetning for å lykkes med dette er selvfølgelig å bli mer digital, men det er ikke hele sannheten.

– Nei, det gjelder også å kunne håndtere de analoge bitene og tilpasse seg mottakerens spesifikke behov. Der har vi med vår lange historie på B2B-området en fordel i forhold til andre aktører, ettersom vi kan tilby en heldekkende fakturaløsning fra fysisk til elektronisk.

– Velg en partner med lang erfaring med å arbeide med totalløsninger innen B2B – da blir arbeidet enklere og belastningen mindre, tipser Stefan Winbo.

Sømløs håndtering av innkommende leverandørfakturaer forutsetter digitalisering

Heller ikke når det handler om innkommende leverandørfakturaer, er digitaliseringen tilstrekkelig. Automatisering må også være på plass – og fungere effektivt – for å få maksimal nytte av prosessene og slippe manuell håndtering.

– En vanlig utfordring er at når man har digitalisert den innkommende fakturaflyten, viser det seg noen ganger at referansen man skulle bygge automatiseringen på, er feil. Den som har sendt fakturaen, har skrevet feil data – og det er det ikke noe system som kan tolke. Eller hvis referansen ligger på feil sted – da blir det rusk i maskineriet, sier Stefan og forteller at det finnes løsninger som kan håndtere dette:

– Ved hjelp av valideringstjenester er det mulig å lese av de områdene som ikke stemmer, korrigere og gi tilbakemelding til leverandøren om hvor feilen er og korrigere til neste gang. Selv om mange bedrifter tar høyde for denne typen problemer og har rutinert personale, kaster man bort en masse tid. Tar man for eksempel imot 100 000 fakturaer i året og det er fem prosent feil som det tar fem minutter per faktura å rette, er det snakk om tusenvis av timer som går med til å løse problemet manuelt.

Alt samlet på ett sted

Å digitalisere og automatisere er altså et viktig skritt for å oppnå en mer sømløs og mindre ressurskrevende B2B-flyt. Men informasjonen må også være lett tilgjengelig. Stefan nevner viktigheten av å lagre all innkommende og utgående kommunikasjon på ett og samme sted.

– Når man arkiverer innkommende og utgående data, blir det mer effektivt og enklere å jobbe med. Det blir enklere for forskjellige avdelinger å raskt finne det de søker etter – det reduserer ledetidene og forbedrer kundeopplevelsen.

Kvalitet i alle leddene i kjeden

Stefan mener altså at et energiselskap med mange bedriftskunder bør få hjelp av Strålfors til hele B2B-flyten og på den måten «legge alle egg i samme kurv».

– Hvis vi tar hånd om hele B2B-flyten, kan vi hjelpe med å analysere den og oppnå en sikker kjede. Vi jobber kontinuerlig med å flytte transaksjonene fra fysisk til elektronisk og sikrer kvalitet i alle leddene i kjeden.