Pågens daglige brød skaper mange transaksjoner
Når man skal selge en så viktig basisvare som brød på flere ulike markeder, medfører det enorme mengder daglige forretningstransaksjoner og store mengder fakturaer.
– Forbrukerne vil jo ha så ferske brød som mulig. Helst skal de være bakt samme dag, sier Jacob Malmros, som har ansvar for forretningssystemet og EDI-integreringen hos det svenske bakeriselskapet Pågen.
Selskapet
Pågen er Sveriges ledende bakeribedrift og omsetter for 2,7 milliarder svenske kroner. Det er også på hjemmemarkedet at Pågen er størst, men de er i tillegg sterkt til stede i de nordiske nabolandene, ikke minst i Danmark, der Pågen er mer eller mindre synonymt med kanelgiflene – de små kanelbollene. Pågen AB er en familiebedrift som har eksistert siden 1878. Virksomheten har i alt 1400 medarbeidere og to bakerier i Malmö og Göteborg.
I dag forsyner Pågen hele Europa med brød og andre bakverk. De produktene som er mest kjent internasjonalt, er Gifflar og Krisprolls. På hjemmebane er Lingongrova, Sveriges mest solgte brød, velkjent for de fleste.
Utfordringen
Pågen tar imot en stor del av leverandørfakturaene via EDI. I tillegg sendes det filer og lønnsslipper til print den veien. Mot enkelte kunder kjører Pågen også bankbetalingsfiler.
– Vi har en mengde transaksjoner. Hver eneste dag skal så mye som 120 000 fakturalinjer behandles i Sverige. Og det er som sagt korte tider fra bestilling til levering, sier Jacob Malmros, og han forklarer:
– Vi har ofte raske endringer i varevolumene, som skyldes midlertidige kampanjer og lignende.
Løsningen
Pågen AB bruker Strålfors som operatør for all EDI-kommunikasjon. All meldingsbehandling som berører kundestrømmen, går også den veien. Dessuten passerer det mange andre meldinger gjennom EDI-systemet. Det kan være alt fra prislister og ordrebekreftelser til leveringsbekreftelser og kontrollmeldinger.Det er Strålfors som hjelper til med å konvertere dokumentene i arbeidsgangen, først og fremst de danske.
– Vi sender ett filformat til Strålfors, som deretter konverterer til de ulike formatene hos mottakeren, sier Jacob Malmros, som ser loggingen av all kommunikasjonen som en annen fordel.
– Vi kan følge alle meldinger via en portal. Dessuten har vi tilgang til støttetjenester med god tilgjengelighet. Det er verdt mye, sier han.
Pågen trenger heller ikke bruke tid på utskrifter, konvoluttering, frankering og utsendelse av fakturaer til de kundene som ikke har EDI-tilkobling. Strålfors tar seg av det også.
Resultatet
I Sverige, som er det største markedet med flest produkter, foregår det meste av salget via en egen selgergruppe som tar imot bestillinger og behandler leveranser og returer ute i butikkene.
– I Danmark er det annerledes. Der er EDI nesten en forutsetning for å kunne selge på butikknivå. Butikkjedene leverer selv samlebestillinger til grossistene, som deretter sørger for at transportene går ut til butikkene. Vi har bare en liten salgsorganisasjon her, sier Jacob Malmros.
Ett eksempel er alle Netto-butikkene, som sender inn EDI-filer med bestillinger på butikknivå.
– Vi sender tilbake ordrebekreftelse og faktura sentralt. Deretter tar de seg av fordelingen til hver enkelt butikk, forteller Jacob Malmros.
Med så mange ulike kunder følger det selvsagt også med flere systemer og ulike meldingsformater.
Og det er en av grunnene til at Pågen kjøper EDI-tjenester av Strålfors.
– De dekker alle forbindelsene videre mot andre operatører. På den måten får vi sikrere kommunikasjon og slipper å stå for risikoen hele veien.
Fremtiden
Den første EDI-koblingen opprettet Pågen sammen med Posten allerede i 1998, da de begynte å sende elektroniske fakturaer til matbutikkjeden Ica. Siden da har stadig flere kunder gått over til EDI, og i dag er de koblet til alle de store kjedene. I en viss grad er de også koblet til leverandørene.
– Men ikke når det gjelder basisvarene. Vi har egen mølle i konsernet, Farina, og i tillegg produserer vi selv både gjær og sirup, sier Jacob Malmros, og han forteller at Pågen gjerne har leverandørsamarbeid etter modellen Vendor Managed Inventories (VMI).
Det innebærer kort sagt at leverandøren tar ansvar for at alt som skal være på plass, er hos Pågen til rett tid og på rett sted.
– Det krever imidlertid store leverandører. Vi har for eksempel et slikt samarbeid med DS Smith, som leverer kartonger til brødene.