Mer effektiv fakturahåndtering med EDI

Takket være EDI og systemintegrasjon fra PostNord Strålfors kan den svenske Arbetsförmedlingen enkelt utveksle elektroniske meldinger med sine 6000 leverandører – uansett hvilket system de bruker, og hvor i verden de befinner seg.

Selskapet

Den svenske Arbetsförmedlingen er en statlig virksomhet som har som oppdrag å bidra til et velfungerende arbeidsmarked. Den er også Sveriges største arbeidsformidler. Det finnes i dag 280 arbeidsformidlinger over hele landet, og alle tjenester er avgiftsfrie.

Utfordringen

Digitaliseringen har endret svenske myndigheters arbeid, noe ikke minst Arbetsförmedlingen har merket. Flere og flere av sakene håndteres i dag på nettet. Det har ført til at antall fysiske møter har gått ned, det samme har papirhåndteringen, noe som har gjort at man på økonomiavdelingen for eksempel ikke lenger ser alle kurvene med fakturaer.

– Frem til 2008 hadde man administrativt personell i 24 såkalte «arbetsnämnder» i hvert fylke som tastet inn opplysninger fra leverandørenes fakturaer. I dag er mesteparten av papirfakturaene erstattet av elektroniske, forteller Bengt Wahlin, prosjektleder i Arbetsförmedlingen.

– Myndighetens mål er automatisering og effektivisering.

Løsning

I 2016 besluttet Arbetsförmedlingen å utlyse en ny anbudskonkurranse for EDI-tjenester. De var på utkikk etter en partner som på en sikker måte kunne håndtere en halv million meldinger som sendes i forskjellige formater til og fra deres 6000 leverandører hvert år.

PostNord Strålfors var det selskapet som oppfylte de tekniske spesifikasjonene best og samtidig tilbød lavest pris.

Arbetsförmedlingen har ikke bare et stort antall leverandører – det er også bedrifter med forskjellige størrelser, forutsetninger og kommunikasjonsløsninger.

– Forskjellige meldingstyper er komplisert. Informasjonen må av og til tilpasses forskjellige standarder og kundeunike formater, sier Stanislaw Skowron, enhetssjef i Utveckling & Förvaltning.
En fordel med PostNord Strålfors’ EDI-tjeneste er at det er mulig å nå alle handelspartnere, uansett hvor i verden de befinner seg, eller hvilken standard de bruker.

For de som ikke allerede hadde en egen løsning for netthandel eller e-fakturering, tilbyr Arbetsförmedlingen kostnadsfritt en nettbasert leverandørportal via PostNord Strålfors. 

– Der kan bedriftene legge inn sine opplysninger, og vi kan netthandle eller få fakturaen elektronisk, sier Bengt Wahlin. 

Før overgangen til PostNord Strålfors’ system var han lettere bekymret for hvordan det skulle gå.
– Det er litt som en hjertetransplantasjon å bytte fra system X til system Y samtidig som alt skal fungere. 

Når man har en virksomhet som må være oppe og gå hele tiden, må det ikke oppstå hindringer på veien. Nå har han pustet lettet ut. Alt gikk bra. 

Bengt Wahlin beskriver samarbeidsklimaet som prestisjeløst og løsningsorientert. 

– PostNord Strålfors var veldig opptatte av å levere god kvalitet.

Resultat

Kontinuerlig satsing på EDI og e-faktura har ført til en effektivisering av arbeidet på økonomiavdelingen.

– Det er blitt lettere å bestille fra riktig leverandør. Nå holder vi oss til de vi har avtale med. Vi har fått bedre kontroll og bedre priser, sier Stanislaw Skowron. 

Myndighetens ambisjoner har ikke gått ubemerket hen. I 2018 ble Arbetsförmedlingen utnevnt til årets «e-handelsraket» av det svenske Ekonomistyrningsverket (ESV).

Fremtiden

Den digitaliseringsprosessen som Arbetsförmedlingen har gjennomført, har lagt et godt grunnlag for å fortsette å levere på høyt nivå.

– Vi fortsetter å hele tiden arbeide fremtidsrettet ved hjelp av teknologien, sier Bengt Wahlin.