Samarbeidet med PostNord Strålfors har medført redusert administrasjon, bedre kontantstrøm og uventede muligheter til både å møte kundene og å konkurrere med andre bedrifter.

Selskapet

Kraftringen Energi AB er et kommunalt eid energiselskap med drøyt 500 ansatte og hjemmemarked i fire skånske kommuner – Lund, Lomma, Eslöv og Höör. Selskapet leverer strøm, varme, kulde, gass, fiber, entreprise og andre energirelaterte tjenester til totalt rundt 260 000 kunder.

Utfordringen

Hver måned sender Kraftringen ut rundt 100 000 fakturaer. Da avtalen med den tidligere utskriftsleverandøren gikk ut, vant PostNord Strålfors det nye anbudet.

Kraftringen søkte etter en leverandør som kunne utarbeide en fakturalayout som ser lik ut uansett om kunden får fakturaen digitalt eller på papir. Den samme layouten skal dessuten lagres i arkivet, slik at kundetjenesten lett kan være behjelpelig når kunder har spørsmål.

Kraftringen stilte krav om økt innsyn i håndteringen samt mer digitalisering og automatisering. Dessuten ønsket de hjelp med å øke andelen fakturaer som distribueres digitalt.

– Vi eier utformingen av individualiserte budskap på fakturaen. Det er et kjempeløft, sier Erik de la Motte, avdelingsleder for fakturering i Kraftringen.

Løsningen

Den store forskjellen sammenlignet med tidligere er at nå skjer all kontroll og oppfølging av faktureringen på én og samme plattform. De som arbeider med fakturahåndteringen, trenger ikke lenger å holde styr på mailer som går frem og tilbake med endringer og korrektur. I tillegg kan hele flyten følges i sanntid. Det er også enkelt å legge til budskap og tilbud som tilpasses kunden.

– Vi eier utformingen av individualiserte budskap på fakturaen. Det er et kjempeløft, sier Erik de la Motte, avdelingsleder for fakturering i Kraftringen.

Kraftringen er midt i arbeidet med å øke andelen digitale fakturaer. I dag er 53 prosent av fakturaene digitale i en eller annen form. Erik de la Mottes ambisjon er å komme opp i 65 prosent.

Energiselskaper har en ekstra utfordring i overgangen fra papir til digitalt, i og med at de ikke har lov til å ta betalt for papirfakturaer. Det eneste de kan lokke med, er at digitale fakturaer tilbyr kunden noe ekstra, en merverdi.

Her er PostNord Strålfors’ omnikanalløsninger til stor hjelp, sier Erik de la Motte. Fakturaen presenteres på den plattformen som passer kunden, uansett om det er en datamaskin eller en smarttelefon. Muligheten til individualiserte budskap, informasjon og tilbud som dynamiske fakturaer gir, lokker. Løsningen skal være i gang i løpet av året.

Resultatet

Den nye arbeidsmåten innebærer mye mindre dialog i hvert trinn og en raskere og mer fleksibel prosess. Faktureringen kan skje med tettere intervaller og med færre feil. Kontantstrømmen er også blitt bedre.

– Vi fikk så mye mer enn vi forventet! Vi har fått flere ideer og en større palett av løsninger for våre behov enn vi regnet med, sier Erik de la Motte.

I de tre månedene som det nye systemet har vært i gang, har det vært nødvendig å gjøre en del tilpasninger, alt fungerer ikke knirkefritt enda.

– Fordelen med PostNord Strålfors er at det er en stor organisasjon med mange kunder. De har sett de fleste merkverdigheter allerede. Det gjør at de raskt kan finne løsninger på problemer som oppstår. Det gir oss en følelse av trygghet.

Fremtiden

Det Erik de la Motte ikke innså da anbudet ble tildelt, er at han har fått et nytt verktøy i konkurransen med andre strømselskaper. Den tilpassede fakturaen og det store utvalget av betalingsmuligheter kan tiltrekke kunder som ikke bare er på jakt etter den laveste prisen. Et konkurransefortrinn han ser frem til å utvikle.

– Som kommunalt eid selskap kommer Kraftringen aldri til å kunne være billigst. Vi har andre krav til oss og en annen forretningsidé. Men uten at jeg visste om det, har Strålfors gitt oss en mulighet til økt konkurranse. Det er utrolig kult!