Datamengden fra elektroniske kanaler, for eksempel e-post, digitale postkasser og websider, øker stadig. I tillegg fører bruken av nye kommunikasjonskanaler til enda mer data som må håndteres. For å tilgjengeliggjøre disse dataene til hele organisasjonen, må den fysiske kommunikasjonen digitaliseres.

Med fastsatte og dokumenterte prosesser får du full kontroll over kommunikasjonen. Du blir kvitt tidkrevende og kostbar administrasjon.

Automatisert datahåndtering

Løsningene våre innen skanning av dokumenter håndterer all innkommende kommunikasjon automatisk - både digitalt og fysisk. Vi har utviklet løsningene våre siden 2004 med fokus på de viktigste delprosessene, for å skape effektive distribusjonsløsninger for kommunikasjon. Data blir innlest og videresendt via sikre grensesnitt til riktig IT-system og riktig mottaker.

Den fysiske kommunikasjonen klargjøres og skannes inn, og deretter blir informasjonen tolket og analysert automatisk. Eksempelvis identifiseres dokumenttype og relevante dokumentdata for blant annet personnummer og saksnummer. Også elektronisk kommunikasjon fra blant annet digitale postkasser og e-post håndteres og analyseres i systemet. Deretter blir de digitale dataene distribuert via sikre grensesnitt til IT-systemene der informasjonen trengs, for eksempel en e-postklient eller et dokumenthåndteringssystem. 

Det finnes ulike funksjoner og tilleggstjenester å velge mellom i Postromløsninger, avhengig av behov:

• eDistribusjon – tar imot kommunikasjon, legger til nødvendige metadata og leverer informasjonen til riktig IT-system og riktig mottaker.
• Postskanning – digitaliserer, klassifiserer og analyserer fysiske brev før den digitale filen leveres som e-post eller sendes til et dokumenthåndteringssystem.
• Forms Scanning – digitaliserer, analyserer og tolker alle typer blanketter, spørreskjemaer og formularer ved hjelp av intelligent datafangst som gjenkjenner for eksempel avkrysningsruter, fritekst og signaturer.
• Image Scan – digitalisering av fysiske brev og konvertering av digitale bilag til bilder som mottakeren selv tolker.
• Physical Archiving – tilleggstjeneste for lagring av fysiske dokumenter som er skannet inn.
• eArchive – tilleggstjeneste for sikker digital lagring som gjør informasjonen lett tilgjengelig og søkbar.

Gir oversikt og sparer ressurser

Mailroom Solutions er et kraftig ledelsesverktøy som gir full oversikt over all innkommende kommunikasjon – både totalt og segmentert per kanal. Den automatiske datahåndteringen, med enhetlige og effektive regler for all innkommende kommunikasjon, reduserer dessuten administrasjonsarbeidet. Dermed kan du bruke interne ressurser på en bedre måte.

Høy sikkerhet og GDPR-kompatibilitet

Mailroom Solutions bruker fremtidssikret teknologi til å levere informasjon via sikre systemer som integreres i dokumenthåndteringssystemene du bruker. Løsningen er selvsagt tilpasset all gjeldende lovgivning, inkludert EUs personvernforordning GDPR.

Fullt ut systemintegrert løsning

Løsningen er fullt integrert med ulike dokumenthåndteringssystemer, blant annet disse:

• CRM (Customer Relationship Management)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• ESDH (Electronic System of Document Handling)
• Saksbehandlingssystemer
• E-post