Muligheter med EDI 16-9_mojligheter-med-EDI.jpg

Slik kan EDI gi mer effektive prosesser og mindre administrasjon

Mindre lagerhold, mindre administrasjon og færre feilkilder. Med EDI blir bedriften mer effektiv, og personalet kan fokusere på de riktige tingene. Vår ekspert gir tips om ting du kanskje ikke har tenkt på.

Stadig flere bedrifter velger å automatisere ordre-, innkjøps- og økonomiprosesser for å effektivisere administrasjonen. Problemet er imidlertid ofte å få automatiserte prosesser til å kommunisere med hverandre – både internt og eksternt. En fleksibel EDI-løsning kan være svaret. Stefan Winbo, som er EDI-ekspert i PostNord Strålfors, forteller hvordan du lykkes med implementeringen, og hva fordelene er.

De fleste bedrifter og organisasjoner har i dag prosesser for å håndtere ordreflyt og fakturaer. Mange har allerede automatisert – eller er i ferd med å automatisere – hele bestillingsflyten fra ordre og lager til fakturering for å få bedre oversikt over transaksjonene, redusere ledetidene og forenkle ordrebehandlingen.

Stefan Winbo, Product Manager i PostNord StrålforsStefan Winbo, Product Manager i PostNord StrålforsUtfordring med systemtilpasninger

Mange myndigheter, kommuner og bedrifter opplever utfordringer med digitaliserte prosesser. En utfordring er å få de ulike systemene for ordre, lager og fakturering (OLF) til å kommunisere med hverandre, både internt og med eksterne aktører, kunder og leverandører.

Det kan også komme krav fra andre – først og fremst større kunder – om å tilpasse seg ulike bransjestandarder, nasjonale standarder, kundespesifikke formater eller internasjonale standardformater.

– Problemet er ofte at mange bedrifter og organisasjoner allerede har investert mye tid og penger i sine eksisterende systemer, og det kan medføre en stor kostnad å tilpasse disse til nye formater, sier Stefan Winbo.

Mange fordeler med EDI

Denne typen problemer kan løses ved å implementere en fleksibel EDI-løsning som er enkel å bygge ut og integrere med andre systemer. Det krever ikke nødvendigvis en stor investering, men avhenger selvsagt av hvilken EDI-løsning du velger.

Et større prosjekt med mange integreringer til ulike forretningssystemer er mer komplekst, mens en mindre løsning ikke krever like stor innsats for å komme i gang, forklarer Stefan Winbo. Han mener at EDI bør betraktes som et forretningsmessig prosjekt som tydeliggjør virksomhetens mål og lever videre over tid.

Ifølge Stefan Winbo betaler investeringen seg raskt i form av kostnadseffektiviteten man oppnår ved å automatisere ordrer, ordresvar, leveringsvarsler og fakturering. – Derfor er verdien alltid mye større enn innsatsen, uansett løsning, sier han og legger til:

– De mest merkbare fordelene med en EDI-løsning er mer effektiv håndtering av data, færre feilkilder og mindre administrasjon. Når du slipper all administrasjonen, får du mer tid til verdiskapende oppgaver som utvikler virksomheten.

Fleksible løsninger ut fra behov

Hvor du skal begynne EDI-implementeringen, avhenger av de unike behovene i virksomheten og hvilke spesifikke utfordringer og problemer du står overfor.

– Vil du effektivisere innkommende ordrer fra kunder, eller er målet å sikre bedre referanseinformasjon i innkommende e-fakturaer? Det viktigste er å ha den overordnende planen klart for seg. Implementering av en mindre EDI-flyt medfører som oftest ingen store omstillinger eller risikoer. Du kan starte i mindre skala og bygge ut løsningen etter hvert som behovene oppstår, sier Stefan Winbo.

Han understreker samtidig viktigheten av å forstå helheten, og er nøye med å poengtere at innføringen av en EDI-løsning ikke bare involverer IT, men hele organisasjonen – fra IT, innkjøp og ordremottak til økonomi og ledelse.

– Det er viktig å forberede hele virksomheten og bestemme hvordan bedriften eller organisasjonen skal posisjonere seg strategisk. Det er ofte avgjørende for om virksomheten skal kunne utvikles på best mulig måte i fremtiden, mener Stefan Winbo.

Start med en behovsanalyse

Stefan Winbos tips for en smidig overgang er å velge en leverandør som forstår hele forretningsprosessen og kan navigere gjennom de vanlige fellene og implementere og vedlikeholde EDI-løsningen på riktig måte. Deretter bør du innlede prosjektet med en behovsanalyse:

– Hvordan skal EDI-løsningen inngå i den langsiktige strategien, forretningsmålene eller andre virksomhetsmål? Tenk også på hva du ønsker å oppnå med endringen, og hvilke eksisterende systemer EDI-løsningen skal integreres med. Ved å kartlegge organisasjonens krav og forutsetninger og deretter omsette disse målene til praktiske handlingsplaner, kommer du langt på vei. Her hjelper PostNord Strålfors gjerne til.

– Vi blir ofte organisasjonens samtalepartner i overordnede spørsmål som økonomisk langsiktighet, forretningsverdi og strategi, men også i mer operative spørsmål som onboarding av nye kunder eller leverandører på best mulig måte. Mange bedrifter er bekymret for at EDI-satsingen deres skal påvirke forretningsrelasjonen med kunder eller leverandører. Det er det ingen grunn til. Vi har flere løsninger som er enkle å bygge ut og integrere med andre systemer. Vi tar også ansvar for at overgangen går smidig, sier Stefan Winbo.

Hvorfor skal du velge PostNord Strålfors for EDI-tjenester?

– Vi har lang og dokumentert erfaring med service og brukerstøtte, og vi forstår de organisatoriske utfordringene og har kunnskaper om komplekse handelsflyter og hvordan de fungerer i praksis. Problemer løses ikke bare ved å konvertere ulike formater eller rent teknisk integrere et system. Det handler om å forstå hele handelsflyten. Den kunnskapen har vi, og vi kan støtte deg gjennom hele prosessen, fra planlegging til implementering, onboarding og oppfølging, sier Stefan Winbo.

Ting å tenke på ved implementering av EDI – 5 tips!

  • Vit hva du ønsker å oppnå og hvilke muligheter du vil skape med EDI.
  • Forstå hvilket marked eller hvilken bransje du driver i, for å kunne velge riktig standard.
  • Start i det små i det området der du har størst utfordringer, for å oppnå mest mulig fordeler.
  • Utarbeid konkrete planer for hvordan onboardingen skal foregå – kundene eller leverandørene må kunne henge med.

Velg en leverandør som du kjenner deg trygg på, og som du føler forstår organisasjonens behov og hva du ønsker å oppnå med løsningen.

Vil du vite mer?

PostNord Strålfors er en av Sveriges største leverandører av EDI-tjenester. Vi samarbeider med noen av landets største bedrifter og organisasjoner. Vi har stor erfaring med Business Integration Management og EDI.

Vi kommer gjerne til deg og forteller hva en EDI-løsning kan gjøre for din bedrift.

Få hjelp av våre eksperter
Vi tilbyr kostnadsfri rådgivning, der vi sammen med deg diskuterer forutsetningene og utfordringene i din virksomhet. Uansett hvilken løsning du velger, er det første steget å få mer kunnskaper om EDI. Vi hjelper deg med å finne en løsning som passer nettopp dine behov.

Kontakt oss

 

Mer om EDI

EDI og systemintegrasjon forretningssystemer. Få kontroll

Slik velger du leverandør

Du vil ha en partner eller leverandør som lever opp til forventningene dine. Erfaring, tekniske verktøy og støtte for ulike standarder er en fordel. Spesialkunnskaper om din bransje også. Alt handler om at du som kunde forventer en effekt av satsingen.

Onboarding-tjenester EDI-basert ordrebehandling og fakturering. Gjør overgangen smidig

Onboarding-tjenester

Ved onboarding til EDI-basert ordrebehandling og fakturering ønsker du at handelspartnerne dine henger med. Onboarding-tjenestene våre gjør overgangen smidig, frigjør interne ressurser og sørger for at forretningene går som vanlig.

EDI Business Integration Management leverandør i Norge. Systemintegrasjon

Om våre løsninger

Vi har gitt løsningene våre innen Business Integration Management tydelige navn. I tillegg har vi gruppert dem slik at vi raskt skal kunne finne riktig løsning i dialogen med kunder og prioritere riktig fra starten av.