Stadig flere økonomiavdelinger automatiserer virksomheten for å øke produktiviteten og frigjøre tid for medarbeiderne, slik at de får mer tid til å utføre verdiskapende aktiviteter. Til tross for dette brukes det fremdeles mange timer på manuell håndtering av fakturafeil. Det er både dyrt og tidkrevende. Nå har PostNord Strålfors lansert en ny valideringstjeneste som på en effektiv måte hjelper deg med å korrigere elektroniske dokumenter.

I dag er en rekke økonomifunksjoner med på en digitaliseringsreise som innebærer at gamle forretningssystemer byttes ut, og at det innføres nye automatiserte prosesser.

Det er særlig i prosesser med store volumer og høy grad av manuelt arbeid at automatisering kan spare mye tid for økonomiavdelingen. Det vanligste er å automatisere opplysninger som behandles rutinemessig, og der prosessen kanskje stopper opp når noen er borte, eller prosesser som gjentas med jevne mellomrom. Det kan også dreie seg om opplysninger som må skrives inn på forskjellige steder, noe som lett kan føre til administrative feil som må korrigeres senere.

Gjennom automatiseringen oppnås det ofte høyere produktivitet, færre feil i arbeidet og høyere kvalitet i arbeidshverdagen.

Mange grunner til automatisering

Formålet med automatiseringen er ikke å redusere antall medarbeidere og i stedet la roboter gjøre jobben. Nei, økonomenes jobb kommer ikke til å forsvinne – målet er at de skal få mer tid til verdiskapende aktiviteter. Det handler ganske enkelt om å bruke ressursene mer effektivt.

Sammenlagt gir dette lavere kostnader og bidrar til å gjøre bedriften til en mer attraktiv arbeidsgiver. Medarbeiderne i økonomiavdelingen slipper i større grad de repetitive oppgavene og får i stedet mulighet til å jobbe mer proaktivt med opplysninger som ligger nærmere virksomheten.

– Ved å foreta en automatisk validering øker kunnskapen om hva som er feil i fakturaen. Dette kan redusere andelen manuelt korrigerte fakturaer markant – med opptil 70 prosent.

Manuell håndtering tross automatisering

Stefan Winbo, Produktsjef for EDI i PostNord Strålfors

Innkommende leverandørfakturaer er en vanlig funksjon å automatisere. Tanken er at fakturaene skal godkjennes automatisk og gå rett inn i forretningssystemet uten manuell håndtering. Noe som ikke alltid går like smidig som man ønsker, i og med at fakturaene kan inneholde både tekniske feil og innholdsfeil.

– I tillegg til at fakturaen da må korrigeres manuelt, må medarbeideren ta kontakt med leverandøren og fortelle hva som er feil. Dessverre er det ikke alltid lett å se på fakturaen hva som er feil, sier Stefan Winbo, nordisk produktsjef i PostNord Strålfors.

Konsekvensen blir at de manuelle korrigeringene fortsetter, at fakturaen risikerer å falle mellom to stoler, og at påminnelser uteblir. Dette tar en masse ressurser både for mottakere og avsendere og er både tidkrevende og dyrt.

Ny valideringstjeneste gir mindre administrasjon

PostNord Strålfors har foretatt beregninger som viser at man kan oppnå store kostnadsbesparelser ved å redusere andelen manuelt korrigerte fakturaer.

Nå lanseres tjenesten Data Enhancement Services (DES), en automatisk valideringstjeneste som rasjonaliserer bort en betydelig mengde administrasjon og manuell håndtering.

Ved hjelp av DES kan økonomiavdelingen få hjelp med å validere den innkommende strømmen av fakturaer og med de korrigeringene som kreves.

– Vi renser vekk både tekniske feil og rene innholdsfeil. Vi tar også ansvar for å gi profesjonelle tilbakemeldinger til leverandørene og forklarer hva de må endre i fakturaen for at den skal gå gjennom så smidig som mulig. Dette innebærer at de bedriftene som er koblet til tjenesten, får umiddelbar effekt. Det blir mindre manuelt arbeid, og de slipper den vanskelige kommunikasjonen med leverandørene, sier Stefan Winbo og fortsetter:

– Ved å foreta en automatisk validering øker kunnskapen om hva som er feil i fakturaen. Dette kan redusere andelen manuelt korrigerte fakturaer markant – med opptil 70 prosent.

– Det sparer mye tid og penger. Dessuten kan økonomisjefen bruke ressursene sine i tråd med målsettingen de hadde da digitaliseringsreisen startet, sier Stefan Winbo.

Hva kreves for å komme i gang med tjenesten?

Egentlig ingenting. DES er en plug-and-pay-tjeneste som enkelt kan integreres i det eksisterende forretningssystemet. Organisasjonen trenger heller ikke å være eksisterende kunde av PostNord Strålfors for å kunne koble seg til. Stefan Winbo synes imidlertid det er visse fordeler med å innlede samarbeidet med en workshop.

– Da kan vi analysere hvilke utfordringer som finnes, og få en forståelse av problemene og hva som må prioriteres og fikses for at systemet skal fungere feilfritt.

Effekten av tjenesten lar ikke vente på seg. Medarbeiderne får ikke bare god kontroll over fakturaene og bedre kommunikasjon med leverandørene som leverer riktige dokumenter med færre feil – de får også mer tid til å arbeide mer proaktivt med opplysninger som ligger nærmere virksomheten.

– Det sparer mye tid og penger. Dessuten kan økonomisjefen bruke ressursene sine i tråd med målsettingen de hadde da digitaliseringsreisen startet, sier Stefan Winbo.