Automatiser den digitale dialogen i Altinn
Innboksen i Altinn fylles opp. Tiden dere bruker på å ha oversikt og administrere den digitale postkassen øker. Kjenner du deg igjen?
– Altfor mange bedrifter laster ned og videresender meldinger fra Altinn manuelt. Ressurser settes av til ren dokumenthåndtering og dyrebar tid går bort til noe som kunne vært automatisert for lengst, sier Lars Bredby, løsningsdesigner i PostNord Strålfors.
Automatisering gjort enkelt
For å hjelpe bedrifter med å få fart på digital posthåndtering, har vi laget et eget verktøy. Målet er at dere skal få en mer oversiktlig hverdag. Digital Mailroom kan brukes i flere systemer, ikke bare Altinn. Alt dere trenger å finne ut av er hvor dere mottar meldinger og dokumenter.
– Enten det er i Altinn, eget CRM-system eller e-post, for å nevne noen, vil Digital Mailroom hjelpe til. Verktøyet kan til og med hjelpe deg med å besvare meldinger og dokumenter tilbake i Altinn, sier Bredby. Du slipper altså å laste dokumentene inn i Altinn igjen.
Vi har bygget opp et verktøy som frigjør tid. Store selskaper, med store mengder post, kan spesielt dra nytte av Digital Mailroom, men det er også aktuelt for mindre bedrifter som bare vil ha en litt enklere hverdag.
– Kort fortalt er det en løsning bygget opp av regler, forteller Bredby før han fortsetter:
– Reglene vi setter opp avgjør hvordan meldingene og dokumentene sorteres og hvor den videresendes, slik at den havner der den skal. Uten at noen trenger å holde styr på det.
Regler, regler, regler
Vi måtte spørre kollegaen vår: Hva vil det egentlig si at vi bruker regler?
Lars Bredby, løsningsdesigner i PostNord Strålfors
– Regler vil si det som tolker og sorterer. For eksempel kan en regel være at alle dokumenter som inneholder ordet “sykemelding” skal gå direkte til HR-avdelingen sin mail. Eller at dokumenter fra Skatteetaten skal videresendes til en konkret person, sier Bredby.
– Alle regler lagres i løsningen som tolker og videresender. Den kan ta tak i emnefeltet, tolke selve innholdet, lese avsenderen. Hva enn den trenger for å håndtere reglene som er satt og sikre at alt havner der det skal, avslutter han.
Du bestemmer om det skal sendes til en gruppe mennesker, enkeltpersoner eller til og med direkte inn i en mappe eller et filområde.
– Det er hva dere trenger, og hvordan dere har rigget dere, som avgjør hvilke regler som er riktige for dere, sier han. Bredby påpeker viktigheten av å se på løsningen som et levende verktøy. Selv om dere legger inn regler ved oppstart, kan dere fritt endre og legge til nye når behovet melder seg.
«Det skaper trygghet på flere måter, og fjerner de delene av dokumenthåndtering som kan by på personvern- og GDPR-utfordringer».
Din sikkerhet er vår prioritet
Innboksen blir ikke bare ryddig av det; dere får full oversikt over versjoner, tilgangsstyring og tracking av hvor dokumentene sendes. Som når dokumentet ble lastet ned og hvor det ble levert.
– Det skaper trygghet på flere måter, og fjerner de delene av dokumenthåndtering som kan by på personvern- og GDPR-utfordringer, understreker Bredby.
For manuell dokumenthåndtering kan bringe med seg usikkerheter. Bredby får ofte høre historier om hvordan bedrifter håndterer posten sin, og hva som kreves av de som sitter og jobber med dette.
– Mange laster ned dokumentene lokalt til maskinen og bruker e-post for å sende det videre. Noen må faktisk også åpne meldingene for å være sikre på hvor det skal sendes. Det er uheldig hvis det for eksempel er snakk om sykemeldinger eller annen sensitiv informasjon, forteller han.
Strålfors støtter deg i hele prosessen
Uansett hvor i prosessen dere befinner dere, stiller vi opp. Vi kartlegger behovet deres, hjelper til med å implementere verktøyet i systemene deres og setter det opp sammen med dere.
– Vi har god erfaring med å implementere dette hos en rekke bedrifter, som gjør at vi er raskt oppe og går når vi setter i gang. I tillegg drar kundene våre stor nytte av erfaringen vi har med å sette opp regler.
Ikke minst får dere opplæring i hvordan dere bruker dette nye verktøyet, og hvordan dere drar best nytte av det i tiden som kommer. Alt for å spare dere for tiden dere tidligere har brukt på manuell håndtering
– Bare ta kontakt, så kan vi sammen finne ut om dette er noe for dere! Jeg er ganske sikker på at det er det, avslutter Bredby med et smil.