Kundcase_DK_Odder_HERO.jpg

Odder kommune digitaliserer all innkommende post

Odder kommune har valgt å la PostNord Strålfors digitalisere og distribuere kommunens innkommende post. Det innebærer at både fysisk og digital post, enten den er sendt av en privatperson, en bedrift eller en annen myndighet, havner direkte på det stedet der den skal behandles.

UTFORDRINGEN

Odder kommunes opprinnelige postløsning innebar at de var avhengige av noen få personer i organisasjonen som kjente distribusjonsrutinene. Det gjorde systemet sårbart for faktorer som sykdom, ferieavvikling og annet fravær. For IT-avdelingen innebar det også mer og mer arbeid å støtte posthåndteringen som ble mer og mer komplisert på grunn av en stadig større miks av forskjellige digitale meldingssystemer. De trengte en ny administrativ løsning. 

– Odder kommune er en liten kommune, og vi trenger en rask og effektiv løsning for håndtering av post fra innbyggerne. Vi innledet derfor et samarbeid med PostNord Strålfors som har erfaring med digitalisering fra andre kommuner – både store og små, sier Betina Krogh Bille, utviklingskonsulent innen ledelse og utvikling i Odder kommune.

LØSNINGEN

Odder kommune har valgt en input management-løsning fra PostNord Strålfors som sørger for digital håndtering og fordeling av all innkommende post – rundt 19 000 meldinger i løpet av et år. Det dreier seg om e-post og elektroniske skjemaer, men også den fysiske posten, som nå digitaliseres av PostNord Strålfors. Meldingene konverteres til et felles format og sammenstilles i en PDF-fil.

Innholdet analyseres og sendes automatisk videre til riktig avdeling. Rent konkret innebærer det at emnefeltet og avsenderen avleses, det samme gjør ordene i teksten og vedlagte filer. Når tilstrekkelig mange meldinger er analysert, lærer systemet hvor de skal, og lager en regel i Rule Managersom automatiserer flyten.

RESULTAT

– Vi fikk en god start på samarbeidet som ble innledet med et oppstartsmøte der personale fra PostNord Strålfors og våre lokale postadministratorer deltok. Selvfølgelig var det små uhell i starten, men de ble håndtert raskt og smertefritt. Nå skal vi venne oss til å bruke systemet og ikke falle tilbake i gamle rutiner, sier Betina Krogh Bille.

Hvis post havner feil, må man korrigere innstillingene og sende den i retur, ikke videresende den til riktig avdeling, selv om det virker enklere der og da. Tar man snarveien, lærer systemet seg nemlig ikke å bli mer treffsikkert.

– Dialogen med PostNord Strålfors har fungert svært bra gjennom hele prosessen. Vi har ikke følt oss som en liten kunde hos en stor bedrift. Vi har fått egne kontaktpersoner som reagerer raskt på henvendelser fra oss, og vi får langt bedre service enn det vi hadde som krav i avtalen, sier Betina Krogh Bille.

Det er opprettet en rekke KPI-er for resultatene som Odder kommune ønsker å oppnå når oppstartsfasen er over.

– Innen et halvt år ønsker vi at 80 prosent av all innkommende post til kommunen fordeles automatisk. Vi ønsker også en feilprosent på null for posten som distribueres via Rule manager. Det vil alltid være søppelpost og reklame som ikke kan fordeles, og dette skal ikke tas med i beregningen. Vi regner med at oppstartsfasen vil vare i cirka tre måneder, sier Betina Krogh Billie.

FREMTIDEN

– Vi har mulighet til å stå for administreringen av vår Rule Manager selv, men det har vi inntil videre sagt fra oss – isteden lar vi PostNord Strålfors løse den oppgaven for oss.

Med en fremtidig kobling mellom Rule Managerog maskinlæring har Odder kommune forventninger til at kvaliteten skal heves enda mer. De arbeider også for at alle meldinger skal sorteres på flere måter, f.eks. etter personnummer. De har dessuten mulighet til å informere innbyggerne om muligheten til å skrive til dem fra e-boks, slik at de selv bidrar til å automatisere prosessen og sørger for at posten havner i riktig postkasse.

– Dette er eksempler på ting vi arbeider med nå, men det er fortsatt behov for justeringer før vi er i mål med det vi har planlagt. Vi valgte PostNord Strålfors’ løsning fordi den er fleksibel og tidseffektiv. Og fordi vi kunne få PostNord Strålfors til å stå for den samlede driften av løsningen, håndtering av alle typer meldinger samt tilby fordelingsregler i Rule Manager. Det var det ingen andre leverandører som kunne.

Relaterte løsninger

Mailroom-solutions_16-9.jpg

Postromløsninger

Automatiser håndteringen av all innkommende kommunikasjon fra samtlige kanaler. Postromsløsning sparer deg for administrasjonsarbeid og reduserer kostnadene.

16-9-input-management.jpg

Dokumenthåndtering effektiviserer administrasjonen

Gjennom Dokumenthåndterings-løsningen til Strålfors blir all innkommende kommunikasjon fra alle kanaler distribuert sikkert og automatisk frem til riktig mottaker og IT-system. Løsningen behandler både fysisk og digital kommunikasjon i en effektiv prosess. Dermed kan du sette ressursene inn på å bruke og behandle informasjonen fremfor på logistikken. Du sparer dyrebar tid på administrasjon, kutter kostnader og gjør kundeopplevelsen bedre.

Mer effektiv håndtering av innkommende post

Unødvendig administrering av innkommende post er snart historie. Kontakt oss, så løser vi problemet for deg.