Som mottaker av EHF-fakturaer kan det både være tidkrevende og frustrerende å håndtere feil når en faktura blir avvist i systemet. Ved å digitalisere prosessen vil det bidra til mange fordeler.

Med PostNord Strålfors' løsning for EHF-prosessen, blir elektroniske fakturaer sendt fra avsenderens økonomisystem til mottakerens økonomisystem igjennom vårt aksesspunkt. Det medfører en sikrere fakturaoverføring, færre feilkilder ved overføringen samt at det gir en fordel å kunne håndtere alle dokumentene elektronisk i samme system.

Feilhåndtering er tidkrevende for mottakeren

Men – å ta i mot EHF-fakturaer kan være tidkrevende når det oppstår feil og fakturaen blir avvist. En EHF-faktura som blir markert med feil i mottakerens ERP-system må korrigeres manuelt som er en tidkrevende prosess. Når feilene er korrigert, må mottakeren kontakte leverandøren for å få tilsendt en ny faktura. Om man ikke får automatisert EHF-prosessen, vil ikke digitalisering av papirfakturaen være like kostnadsbesparende.

Automatisering av EHF-prosessen

Takket være vår nye løsning, kan vi nå validere, automatisk korrigere og informere dine leverandører om feil, og på denne måten automatisere prosessen for EHF-mottaket – uten at det krever ressurser fra deg.

Slik fungerer det

1) Validering av inngående EHF
Vi automatiserer mottak av avviste EHF-fakturaer ved hjelp av vårt Data Enhancement Service-verktøy, som validerer alle elektroniske formater og kjører en automatisk retting av feil i meldinger slik at de ikke stoppes for manuell behandling.
 
Det finnes to typer av validering:

• Teknisk validering som sikrer at EHF følger alle regler for gjeldende format
• Innholdsvalidering som kontrollerer at ønsket informasjon i de ulike feltene er korrekt fylt ut og at riktige regler følges i henhold til mottakerens krav.

Både teknisk validering og innholdsvalidering kan gjøres parallelt for flere forskjellige formater for den samme meldingen, for eksempel Svefaktura, Peppol BIS, EHF og EDIFACT.

2) Automatisk retting av inngående EHF
Etter validering vil tjenesten automatisk starte å rette feil, eller flytte informasjon som er lagret på feil sted til riktig sted i meldingen. Hensikten med å automatisere korreksjoner er at man unngår at meldinger stoppes for manuell behandling som gjør prosessen mer tidkrevende, og heller behandles direkte av det gjeldende systemet ved opplasting av filer.

Eksempler på korreksjoner:

• Slette mellomrom i et felt
• Hele ord med store eller små bokstaver i et felt
• Stor bokstav for hvert nytt ord i et felt
• Alle tegn må være bokstaver
• Fjerne unødvendig informasjon som er blandet med nødvendig informasjon

Ved å importere datafiler kan mer avanserte korreksjoner utføres. Datafiler kan importeres manuelt, eller vi kan bygge automatiske integrasjoner mot deres egne systemer for kontinuerlige oppdateringer.
 
3) Kommunikasjon med din leverandør
Kommunikasjon med leverandører om feil i fakturaer er tidskrevende. PostNord Strålfors' løsning håndterer dette automatisk.

Så snart et avvik er oppdaget, opprettes det automatisk en e-post med informasjon om hvilket avvik som er funnet, hva avviket betyr og hvordan leverandøren skal handle, enten umiddelbart eller for fremtidige meldinger.