Hvorfor trenger man egentlig en EDI-løsning, og hvorfor velger man å utvikle en fra bunnen av?

– Det avhenger litt av om man er det vi kaller "selger" eller "kjøper". Hvis du selger produkter til andre bedrifter, blir du ofte før eller siden bedt om å sende fakturaer og andre ting elektronisk. I rollen som kjøper ønsker du ofte å forenkle prosesser, skaffe deg oversikt over alle transaksjoner eller arbeide automatisk og digitalt med ordrebehandling, oppfølging, elektronisk fakturering osv.

Hvilke bransjer passer PostNord Strålfors' EDI-løsning for?

– Vi har kunder i alle B2B- og B2C-bransjer. De har rollen som både som kjøper og selger, det vil si at de bruker EDI-løsningen i kontakten med sine kunder og/eller underleverandører. Dagligvarehandelen, energiselskaper, kommuner, statlige institusjoner og banker, men også el-, telekom- og forsikringsselskaper m.m. EDI kan brukes overalt. 

Er det vanskelig å komme i gang med EDI? 

– Vi anbefaler at man alltid starter med en behovsanalyse. Kundene vet ofte selv hva de ønsker å oppnå med en EDI-løsning. Vi hjelper dem deretter med å identifisere kravene og forutsetningene som finnes. Å være forberedt er den absolutt beste måten å unngå problemer på.

En del bedrifter har mindre EDI-løsninger. Hva er det første trinnet i en videreutvikling?

– Det vanligste er at bedrifter får krav om å sende elektroniske fakturaer til bedrifter de selger til. Eller de ønsker en mer effektiv måte å ta hånd om innkommende fakturaer på for å fjerne feilkilder, forenkle attesteringen og spare tid. 

Hvilke fordeler ønsker bedrifter først og fremst?

– Når bedrifter vokser og får flere kunder, oppstår det ofte nye behov og spørsmål som disse: "Hva ville skje om vi fikk alle ordrer elektronisk?" "Kan vi automatisere hele bestillingsflyten?" "Kan vi korte ned på ledetider og lager og integrere EDI-løsningen med eksisterende økonomi- og lagersystem?"

– Når slike spørsmål dukker opp, innser bedriften ganske raskt nytten av EDI. Da forstår de også at et utbygd EDI-system kan være nøkkelen til om bedriften lykkes eller ikke. Hvis bedriftens EDI-løsning er fleksibel, blir også virksomheten fleksibel.

Finnes det fordeler med en EDI-løsning som bedrifter til å begynne med kanskje ikke tenker på, men som de ofte er raske med å ta i bruk når de har en EDI-løsning på plass? 

– Som oftest har bedriften funnet ut hva fordelene med EDI er før de kontakter oss. De mest vellykkede selskapene diskuterer EDI-løsninger allerede i strategifasen, som et grunnlag for fremtidige forretninger.

– Når EDI-løsningen er implementert, ser bedriften raskt nytteverdien, som redusert lagerstyring, mindre administrasjon av transaksjoner samt færre feilkilder.

Hvordan kan bedrifter forberede seg på riktig måte?

– PostNord Strålfors er en av Sveriges største leverandører av EDI-tjenester, og vi har vært virksomme siden 1986. Jeg har selv jobbet med EDI-løsninger i over 30 år, og innad i organisasjonen har vi svært stor kunnskap om emnet. Vi kan EDI og kan derfor ta ansvar for det kundene ønsker å oppnå med en EDI-løsning. 

– Eksempelvis hjelper vi bedrifter med å avklare og dokumentere de tekniske forutsetningene og spesifisere alle definisjoner, og vi sørger for at bedriftens handelspartnere får informasjon på den måten de ønsker. Deretter utarbeider vi en handlingsplan og integrerer EDI med bedriftens eksisterende systemer.

– Onboarding er et annet tjenestetilbud. Det går ut på at PostNord Strålfors tar ansvaret for at handelspartnerne dine holder tritt med omstillingen. Mange bedrifter er bekymret for at deres EDI-satsing skal skape forstyrrelser for kunder eller leverandører. Vi tar ansvar for at overgangen går smidig.

Hva gjør jeg hvis jeg vil vite mer om EDI?

– Da synes jeg at du skal kontakte oss. Første trinn er å skaffe seg mer kunnskap om EDI – og den kunnskapen kan du få av oss. Vi kommer gjerne og forteller om mulighetene som finnes med EDI.