Digital Mailroom
En tjeneste som automatiserer håndtering og sortering av offentlige dokumenter.
Det som gjør Digital Mailroom unikt, er integrasjonen med Altinn – som hjelper din bedrift med å automatisere og effektivisere håndteringen av offentlig informasjon, samtidig som dere styrker deres GDPR-strategi.
Tre grunner til å velge Digital Mailroom
Tids- og kostnadsbesparende
Slipp å jevnlig måtte sjekke og videresende post manuelt fra Altinn og Digital Post, samt administrere hvem som har tilgang til hvilke postkasser.
Demotiverende opgave for medarbeiderne deres
De færreste synes det er attraktivt å utføre ensformige oppgaver dag etter dag. Vår løsning sørger for at medarbeiderne deres ikke bruker tid på kjedelige gjentakelser, men i stedet kan fokusere på mer verdiskapende arbeid.
Sikker håndtering av data
Alle meldinger behandles i samsvar med GDPR-krav, noe som sikrer kryptert videresending av sensitive data. Dette reduserer risikoen for databrudd og sikrer at så få som mulig har tilgang til hvert dokument.
Fremtidssikker og GDPR tilpasset løsning
Digital Mailroom er utviklet for å møte både dagens og fremtidens behov for digital kommunikasjon. Løsningen integreres sømløst med CRM-, ERP- og dokumenthåndteringssystemer, samt andre forretningsplattformer. Alle prosesser skjer i tråd med gjeldende regelverk, inkludert GDPR, noe som sikrer at informasjon håndteres trygt og sikkert.
)
)
Smart og sikker distribusjon
All innkommende kommunikasjon analyseres og distribueres automatisk til riktig avdeling, system eller person. Informasjonen kan leveres via e-post, dokumenthåndteringssystemer, saksbehandlingssystemer eller andre interne IT-løsninger. Dette eliminerer unødvendig manuell håndtering og reduserer risikoen for feil.
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
){kind=logo}
Kom raskt i gang med Digital Mailroom
Vi gir en introduksjon til Digital Mailroom fra Strålfors, en løsning som automatiserer håndteringen av virksomheters digitale post. Fokuset er på hvordan man kan redusere administrasjon, minimere manuelle feil og øke datasikkerheten, samtidig som man får bedre oversikt og sikrer etterlevelse av GDPR. Løsningen tilpasses virksomhetens behov og sørger for at posten automatisk fordeles til de riktige mottakerne i sanntid.
)
Spørsmål og svar
Her finner du svar på de vanligste spørsmålene vi får i det daglige. Vi har samlet disse svarene for å gi deg en rask og enkel måte å finne informasjonen du søker.
Hvilke sikkerhetsmessige utfordringer gir manuell håndtering av Digital Post?
Hvis dere sender en melding manuelt videre fra deres digitale postkasse til eget e-postsystem, blir den sendt ukryptert.
Risikoen for at dere bryter GDPR-reglene er stor, siden disse meldingene ofte inneholder sensitive personopplysninger, for eksempel om deres ansatte (fødselsnummer).
Hva betyr mange org-numre for tidsbruken?
Jo flere org-numre, desto flere manuelle gjentakelser.
Muligheten for automatisk fordeling øker verdien av løsningen ytterligere og gir en enda større tidsbesparelse.
Hvordan blir vi mindre personavhengige?
Ved hjelp av regler og OCR-behandling kan vi levere opptil 90 % av meldingene deres direkte til riktig mottaker. På den måten slipper dere å håndtere hver enkelt melding manuelt. Dette er spesielt nyttig for eksempel i forbindelse med ferie og sykdom.
I tillegg til å spare tid, unngår dere at medarbeidere blir demotivert av for mange manuelle gjentakelser.
Hvilken utfordringer oppleves med håndtering av Altinn-innboksen
Ansvaret for å fordele digitale meldinger er ofte samlet hos noen få nøkkelpersoner. Dette skaper sårbarhet ved sykdom, ferie eller turnover.
Prosessen er i stor grad manuell og tidkrevende. Det krever hyppig innlogging i Altinn, etterfulgt av manuell nedlasting og håndtering av dokumenter.
Dokumenter blir ofte lagret lokalt på enkeltpersoners PC-er, fremfor i virksomhetens felles systemer eller arkivløsninger.
Det er risiko for at viktige frister og meldinger overses, spesielt når flere brukere håndterer innboksen uavhengig av hverandre.
Manglende oversikt gjør det vanskelig å vite hva som er videresendt, til hvem og når.
Begrenset kontroll på tilgang og innsyn i dokumenter kan medføre utfordringer knyttet til personvern og GDPR.
Kontakt oss!
Har du spørsmål om hvordan Digital Mailroom kan optimalisere kommunikasjonen din og spare ressurser? Vi står klare til å hjelpe deg!