Digital Mailroom

En tjeneste som automatiserer håndtering og sortering av offentlige dokumenter.

Det som gjør Digital Mailroom unikt, er integrasjonen med Altinn – som hjelper din bedrift med å automatisere og effektivisere håndteringen av offentlig informasjon, samtidig som dere styrker deres GDPR-strategi.

Tre grunner til å velge Digital Mailroom

Automatisk internfordeling

All innkommende kommunikasjon blir automatisk sendt direkte til riktig mottaker eller forretningssystem.

Tids- og kostnadsbesparelser

Reduser administrasjonen og effektiviser arbeidsflyter med digital automatisering.

Fremtidssikker og skalerbar

Integreres med eksisterende systemer og kan tilpasses nye kommunikasjonskanaler.

Utfordringer med Altinn-innboksen

Gjennom dialog med flere av våre kunder har vi identifisert en rekke utfordringer knyttet til håndtering av Altinn-innboksen:
Ansvaret for å fordele digitale meldinger er ofte samlet hos noen få nøkkelpersoner. Dette skaper sårbarhet ved sykdom, ferie eller turnover.
Prosessen er i stor grad manuell og tidkrevende. Det krever hyppig innlogging i Altinn, etterfulgt av manuell nedlasting og håndtering av dokumenter.
Dokumenter blir ofte lagret lokalt på enkeltpersoners PC-er, fremfor i virksomhetens felles systemer eller arkivløsninger.
Det er risiko for at viktige frister og meldinger overses, spesielt når flere brukere håndterer innboksen uavhengig av hverandre.
Manglende oversikt gjør det vanskelig å vite hva som er videresendt, til hvem og når.
Begrenset kontroll på tilgang og innsyn i dokumenter kan medføre utfordringer knyttet til personvern og GDPR.

En person som överlämnar ett dokument till en annan person.

Intelligent og sikker distribusjon

All innkommende kommunikasjon analyseres og distribueres automatisk til riktig avdeling, system eller person. Informasjonen kan leveres via e-post, dokumenthåndteringssystemer, saksbehandlingssystemer eller andre interne IT-løsninger. Dette eliminerer unødvendig manuell håndtering og reduserer risikoen for feil.

Fremtidssikker og GDPR tilpasset løsning

Digital Mailroom er utviklet for å møte både dagens og fremtidens behov for digital kommunikasjon. Løsningen integreres sømløst med CRM-, ERP- og dokumenthåndteringssystemer, samt andre forretningsplattformer. Alle prosesser skjer i tråd med gjeldende regelverk, inkludert GDPR, noe som sikrer at informasjon håndteres trygt og sikkert.

Bild på ett hänglås som sitter på en dörr

Optimaliser ressursene og frigjør tid til kjernevirksomheten

Ved å automatisere og digitalisere håndteringen av innkommende meldinger kan virksomheter redusere administrasjonen, senke kostnader og forbedre informasjonsflyten. Digital Mailroom skaper en helhetlig, effektiv og sikker posthåndtering som frigjør ressurser og gir bedre kontroll over virksomhetens kommunikasjon.

Trenger du hjelp med håndtering av innkommende meldinger?

Kontakt oss i dag for å finne ut hvordan Digital Mailroom kan tilpasses virksomhetens behov!

Salg
PostNord Strålfors