Industrier Mat & dagligvarer

Automatisering og effektivisering av forretningsdokumenter med leverandører og kunder hos Elon

Med 900 butikker i Norge, Sverige, Danmark, Finland og Island er Elon den største forhandleren av hjemmeelektronikk og hvitevarer i Norden. Med et bredt utvalg av produkter fra flere hundre ulike merker, en raskt voksende e-handel og butikker er god kommunikasjon med leverandører og kunder en viktig suksessfaktor.

Christoffer Östberg, systemansvarlig for butikkdatasystemer, EDI og ERP hos Elon, forteller om selskapets reise:

– Nå transformerer vi Elon som selskap. For å styrke konkurranseevnen vår på nettet ønsker vi å tilby et enda bredere produktsortiment – et sortiment som også skal være tilgjengelig i butikkene våre. Smidige innkjøp og velfungerende leverandørrelasjoner vil være avgjørende for at vi skal lykkes!

Christoffer Östberg, systemansvarlig for butikkdatasystemer hos Elon Christoffer Östberg, systemansvarlig for butikkdatasystemer hos Elon

Sommeren 2020 bestemte Elon seg for heldigitalisere bestillinger, ordrebekreftelser, leveringsvarsler og fakturaer (Purchase-to-pay prosessen).

– Målet er at vi skal kunne automatisere og effektivisere utvekslingen av forretningsdokumenter med alle leverandørene. Noen leverandører legger vi regelmessig inn svært store bestillinger hos. Her har vi i prinsippet alltid en direkte forbindelse via EDI. Utfordringen har vært å håndtere de mange leverandørene som er for små til å ha sin egen EDI-løsning, og der innkjøpsavdelingen tidligere måtte legge inn bestillinger manuelt, forteller Christoffer.

For å forenkle arbeidet og få bedre kontroll over samarbeidet med alle leverandørene innledet Elon et samarbeid med PostNord Strålfors.

Leverandørportalen forenkler dialogen og reduserer administrasjonen

Med Strålfors' hjelp har Elon fått på plass en helt ny leverandørportal. Når en bestilling legges inn i portalen, får leverandøren umiddelbart et varsel og kan sende bestillingsbekreftelse og senere en leveringsbekreftelse. Når det er på tide å fakturere, gjør leverandøren også det via portalen, og fakturaen legges direkte inn i Elons forretningssystem.

– Vi ønsket også hjelp til å modernisere de ulike meldingstypene våre. I dag slipper vi å håndtere alle de forskjellige meldingsformatene som leverandørene bruker. Enten det er Peppol BIS Billing 3, EDIFACT eller Svefaktura, konverteres det til riktig format for oss. Dette gjelder både på leverandør- og kundesiden, der vi nå fakturerer kundene, butikkene, enkelt og smidig uansett hvilket format de ønsker fakturaen i, forklarer Christoffer.

Elon valgte Strålfors som digitaliseringspartner basert på tidligere samarbeid og gode erfaringer:

– Vi hadde en trygg partner i Strålfors, som nå kunne tilby en løsning som hjelper oss å forenkle den komplekse utvekslingen av forretningsdokumenter med alle leverandører på en standardisert og smidig måte. I tillegg til å levere en velfungerende løsning og bidra med strategisk innsikt, EDI-automatisering og effektivisering, tar Strålfors seg av den daglige driften av portalen.

Anders Trawén er Key Account Manager i PostNord Strålfors og har jobbet aktivt sammen med Christoffer og kollegene hans i prosjektet:

– Samarbeidet med Elon er et godt eksempel på hvordan vi i Strålfors utvikler tjenestene våre sammen med kundene gjennom grundig dialog og målrettet arbeid. Leverandørportalen er utviklet for å hjelpe bedrifter å digitalisere også mindre leverandører på en enkel måte. Her har vi fått mulighet til å legge til mer funksjonalitet og tilpasse den til Elons spesifikke behov for å automatisere leverandørflyten.

Raskere onboarding av nye leverandører

Fordelene med økt digitalisering er mange. Med automatisert flyt i portalen minimeres risikoen for menneskelige feil. Samtidig kan mengden papiravfall reduseres med heldigitale bestillinger, ordrebekreftelser, leveringsvarsler og fakturaer. Automatisering og effektivisering frigjør tid og energi som i stedet kan brukes på å kvalitetssikre leveranser.

– En annen fordel med leverandørportalen er at oppstartstiden for testing av nye leverandører reduseres i og med at de enkelt kan tilkobles via portalen. Vi har mange leverandører som er ivrige etter å komme i gang med portalen, spesielt nye partnere. De ser effektivitetsfordeler og muligheter til å spare tid ved å slippe å legge ved en PDF-fil i en e-post eller skrive ut fakturaer på papir. I stedet håndteres alle Purchase-to-Pay (P2P) dokumenter enkelt i portalen.

– Det skjer mye i Elon nå. Digitaliseringsreisen fortsetter, og prosjektet utvikler seg underveis. Vi legger til nye meldingsformater og tar gradvis inn både nye leverandører og kunder. Det er en spennende reise som det er gøy å være med på, avslutter Christoffer Östberg.

Kom i gang!

Har du, i likhet med Elon, behov for å kunne kommunisere elektronisk med leverandører for å forenkle arbeidet og få bedre kontroll over alt samarbeid, for eksempel direkte koblinger til EDI? Kontakt en av våre eksperter, så hjelper vi deg i gang!

Kontakt oss

Inspirasjon og fordypning

Hvorfor leverandøren blir en bremsekloss

Hvorfor leverandøren blir en bremsekloss i digitaliseringen

For mange organisasjoner er dagens digitaliserte prosesser en selvfølge, som forenkler og effektiviserer arbeidsrutinene og eliminerer arbeidskrevende manuelle oppgaver. Ønsket om å digitalisere er der, men noen ganger stikker ytre faktorer kjepper i hjulene. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvorfor leverandørene dine kan fungere som bremseklosser – les den her!

Digitalisering-leverantorer_16-9.jpg

Løsningene som får leverandørene dine med på digitalisering

Er det vanskelig å få leverandørene dine til å henge med i digitaliseringen? Vi vet at mange bedrifter synes at det kan bli en overveldende oppgave å lære opp leverandører til å følge digitale arbeidsflyter. De mangler ofte både tid, ressurser og kompetanse. Risikoen er derfor stor for at digitaliseringen stanser opp. Heldigvis finnes det løsninger – her er tjenestene som får leverandørene med på reisen.

Payment-Management_16-9_2.jpg

Betalingsløsninger

En sikker betalingstjeneste i Omnikanal. Med betalingsløsninger fra PostNord Strålfors kan du enkelt la kundene bestemme – hvordan, hvor og når.