Scandics reise mot en smidig digital posthåndtering

Scandic er Danmarks største hotellkjede og en del av Scandic-konsernet, med hoteller i mange land, blant annet Danmark, Norge, Sverige, Finland, Tyskland og Polen.

Kundecase i video:

Med 6000 hotellrom og 3000 medarbeidere mottar Scandic daglig opptil 200 Digital Post-meldinger, inkludert personsensitiv informasjon som kommunale meldinger om lønnsrefusjon. 

Tidligere krevde denne oppgaven at to Scandic-medarbeidere logget seg på manuelt i Digital Post og videresendte meldingene til Scandics eget e-postsystem. Dette var ikke bare tungvint, men også ineffektivt og tidkrevende, fordi medarbeiderne gang på gang måtte skrive inn hele e-postadressen i Digital Post.

Scandic valgte å implementere PostNord Strålfors' Digital Mailroom-løsning, som automatiserte posthåndteringsprosessen og frigjorde ressurser som i stedet kunne brukes til mer verdiskapende oppgaver. 

Gitte Møberg, Country Support Office i Scandic Danmark Gitte Møberg, Country Support Office i Scandic Danmark

En av de største fordelene med Digital Mailroom-løsningen var sikkerheten rundt overholdelse av GDPR. Gitte Møberg, Country Support Office i Scandic Danmark, forteller:  

– Den største fordelen har helt klart vært at vi føler oss tryggere på at vi følger GDPR-regler når vi sender personsensitive opplysninger.  

Løsningen fjernet dessuten en tidkrevende og kjedsommelig oppgave for medarbeiderne: 

– Det har jo heller ikke vært en særlig tilfredsstillende oppgave for medarbeiderne. Det har føltes som en litt dum jobb, sier Gitte. 

Selv om Scandic tidligere hadde hatt blandet suksess med IT-prosjekter, lot de seg overbevise til å ta i bruk Digital Mailroom-løsningen – de ble forsikret om at implementeringen ville være rask og enkel, med minimal innsats fra deres side. 

Etter oppsettet av regler for de ulike posttypene fungerte løsningen problemfritt. 

– Løsningen har vist seg å være sikrere og tidsbesparende og har eliminert en irriterende oppgave for Scandic og våre medarbeidere, avslutter Gitte. 

Spar tid på innkommende kommunikasjon

Trenger du hjelp til å håndtere innkommende meldinger og kommunikasjon? Kontakt oss, så hjelper vi deg med å komme i gang.

Kontakt oss

Inspirasjon

Odder_16-9.jpg

Odder kommune

Danske Odder har valgt å la PostNord Strålfors digitalisere og distribuere all innkommende post. Nå skal antall meldinger som feilsendes i kommunen, bli null.

Mailroom-solutions_16-9.jpg

Digital Mailroom

Automatiser håndteringen av all innkommende kommunikasjon fra samtlige kanaler. Digital Mailroom sparer deg for administrasjonsarbeid og reduserer kostnadene.